Ferramentas de Business Intelligence (BI) têm importância crescente na tomada de decisões nas empresas.
Com elas, a captação de dados é convertida em conhecimento útil para otimizar diversos processos, como o corte de gastos, a produtividade dos colaboradores, a eficiência de ações de marketing, a efetividade das comunicações, a otimização de oportunidades de venda, entre outros.
A apuração e análise dos dados podem ser feitas com diferentes ferramentas de Business Intelligence.
As métricas e os números do negócio são armazenados em um banco de dados e interpretados com o auxílio de softwares e analistas.
Se você está dando seus primeiros passos na área, que tal conhecer alguns softwares utilizados e tendências que vão dar ao Business Intelligence uma dimensão ainda mais relevante nos negócios?
Siga a leitura para saber mais sobre o assunto e como encontrar os melhores caminhos nesse campo de atuação.
O que é business intelligence
Business intelligence, ou inteligência de mercado, é um processo bastante sincronizado de coleta e análise de dados, que servem como base para monitoramento e ação em uma empresa.
Trata-se de uma estratégia para poder analisar o cenário da organização e tomar decisões assertivas.
Embora esse trabalho inclua o uso de software de alta performance, não se resume a uma ou mais ferramentas.
Na realidade, é um processo que envolve pessoas especializadas e uma configuração de acordo com as necessidades da empresa.
Por meio da coleta completa de diversos dados (clientes, cenário econômico, capacitação dos funcionários, produtividade, recursos humanos, entre outros) e de sua análise, serão geradas diversas informações em tempo real e em relatórios periódicos.
Por meio dessas informações é que será possível aos gestores da organização tomar decisões como reestruturação da empresa, lançamento de um novo produto, ou seja qual for o objetivo desejado.
O business intelligence também é uma estratégia muito utilizada para a retenção de clientes.
De posse dos dados bem organizados e claros, é possível a um gestor tomar decisões embasadas, evitando fazer escolhas de forma apenas intuitiva.
Então, se você ainda não se familiarizou com o termo, é melhor adicioná-lo logo ao seu vocabulário.
Em matéria publicada pela revista Exame em fevereiro de 2018, a MarketsandMarkets prevê um salto de crescimento para este mercado – passando de US$ 17,9 bilhões em 2015 para US$ 26,75 bilhões de dólares de faturamento até 2020.
Esse crescimento está alicerçado no aumento do volume de dados das empresas.
Assim, será cada dia mais importante possuir um banco de dados eficaz, que produza inteligência e ajude na tomada de decisões.
É com base nesse armazenamento de informações que as ferramentas de business intelligence podem – além de conectar os dados dos diversos departamentos – gerar gráficos, estatísticas para análise e planos de ação.
O gerenciamento de todo este trabalho é realizado por consultorias de business intelligence, as quais analisam o perfil da empresa e as melhores formas de armazenar e cruzar dados.
Para dar uma ideia clara da importância desse processo, a ex-CEO da Hewlett-Packard, Carly Fiorina, disse: “O ponto é transformar dado em informação, informação em conhecimento e insight, e conhecimento em vantagem competitiva. E fazê-lo em questão de minutos ou segundos, e não em dias ou semanas”.
Benefícios das ferramentas de business intelligence
Descubra algumas das principais razões para utilizar ferramentas e técnicas de BI:
Gestão das informações
Nos dias atuais, nos quais há um grande volume de informações (que circulam em alta velocidade), gerir esses dados é um grande desafio.
O business intelligence é um forte aliado nessa gestão, uma vez que armazena as informações de forma eficaz, proporcionando uma busca mais rápida de dados e a produção de inteligência a partir do levantamento.
Dessa forma, pode haver uma conexão de todos os departamentos da empresa em um só dashboard ou ambiente, com um diálogo completo para oferecer insights a gestores e colaboradores.
Não há dúvida que o tempo ganho gera maior produtividade. Esse é um dos fatores mais interessantes para as organizações.
Prevenção de crises
Uma boa análise dos dados da empresa certamente evita crises. Ou, na pior das hipóteses, indicará o caminho para enfrentá-la.
A era digital ainda promete novas transformações no futuro próximo e, por isso, as organizações devem estar preparadas.
Muitas vezes, um grave problema na produção, nas contas a pagar, no desenvolvimento de um jogo e no SEO de um grande projeto de conteúdo pode ser evitado caso o BI seja devidamente implementado.
Com os olhos dedicados às informações vitais da empresa, os imprevistos são menos frequentes, e a busca por soluções, mais rápida.
Benchmarks para otimizar informações
Conforme estudo realizado pela Sociedade Portuguesa de Inovação, a implantação de um projeto de business intelligence gera um benchmark para otimização de informações.
Isso porque a própria coleta de dados proporciona a necessidade de novas informações.
Dessa forma, o próprio processo de implantação já apresenta melhorias ao cliente.
De acordo com a SPI, a informação é a matéria-prima, e o conhecimento é o produto final no processo de business intelligence.
Atender expectativas do mercado
O acesso à informação faz com que os clientes conheçam o produto tanto quanto os colaboradores das marcas.
Estas, por sua vez, precisam acompanhar a velocidade do mundo digital para atender aos anseios de seus consumidores.
E para isso, o BI pode ser uma ferramenta estratégica.
Verificação de falhas
De posse dos dados completos e organizados, o gestor pode encontrar falhas a serem solucionadas.
Dessa forma, pode aprimorar sua gestão, seja com colaboradores ou cliente final.
Exemplos de business intelligence
Na prática, o business intelligence é um processo que, embora complexo, pode trazer resultados muito palpáveis para a empresa.
Ele alinha informações de diversas áreas – como, por exemplo, comercial, logística, marketing, financeiro e recursos humanos – para melhorar as conexões com funcionários e clientes. Entenda o que a empresa ganha com esse trabalho:
Desempenho
Uma das vantagens dessa análise é a possibilidade de criar medidores de desempenho, algo essencial hoje em dia.
Isso é possível por meio das chamadas métricas (elaboração de perguntas), que irão gerar informações (respostas).
O desempenho é um dado fundamental a ser analisado antes da tomada de decisões.
Essas informações também são úteis para capacitar colaboradores, sobretudo os líderes da organização.
Agilidade
A rapidez na procura de dados é outro item importante para as empresas. Afinal, ninguém mais quer (nem pode) perder muito tempo para encontrar o que procura em um banco de dados.
Aquele velho procedimento de entrar em contato com diversos setores para encontrar a informação que seu cliente procura está com os dias contados.
Com um grande número de empresas aprimorando seus sistemas de armazenamento de dados, quem ficar para trás neste quesito tende a perder mercado.
Foco
Uma procura de dados guiada por uma metodologia eficaz evita dispersão no trabalho.
Por isso, o business intelligence também proporciona mais foco aos colaboradores, para que possam trabalhar alinhados com as estratégias da empresa.
Estatísticas em tempo real
Foi-se o tempo em que um funcionário (ou mesmo uma equipe) perdia horas montando gráficos e relatórios.
Atualmente, com as ferramentas de business intelligence disponíveis no mercado, é possível configurá-las para fornecer relatórios e gráficos praticamente em tempo real.
Uma vez que o sistema armazena todas as atualizações, ele também é capaz de compilar os dados que você deseja em um piscar de olhos.
Além disso, as informações podem ser interpretadas com mais facilidade. Para empresas que trabalham com vendas, instalar uma plataforma de business intelligence é uma questão de sobrevivência.
Com base nos relatórios, é possível avaliar o desempenho e mudar a estratégia quando necessário.
Pode parecer simples, mas imagine a complexidade de informações de uma fábrica de calçados.
Acompanhar a chegada da matéria-prima, conferir o material, estimar o tempo de produção e o número de produtos rejeitados, acompanhar a chegada ao cliente.
Ou mesmo para entender a quantidade de trabalhadores que faltam e por quê. Se há muitos casos de afastamento causados por doenças ocupacionais.
Todos esses dados podem ser encontrados e gerenciados de forma muito rápida em uma plataforma de business intelligence.
Assim, também fica evidente que uma das vantagens é encontrar as dificuldades dos mais variados departamentos e solucioná-los da forma mais adequada.
Identificar desperdícios
Não é de hoje que as empresas buscam cortar custos desnecessários. Em tempos de crise, essa necessidade aumenta.
Com a análise de custos realizadas no sistema de business intelligence, é possível encontrar o gargalo financeiro rapidamente para poder estancar os gastos.
Em uma empresa que não possui esse sistema, essa análise pode demorar bastante tempo. E, nesse caso, tempo é dinheiro.
Insights
O sonho de 100% dos gestores é entender o que os clientes querem. No entanto, esse desejo pode mudar muito rápido, devido às mudanças que o mundo vem passando.
Os padrões de comportamento do cliente também são conhecidos como ‘insights’, e são estudados dia e noite pelos empresários dos mais diversos segmentos.
Mais uma vez, a forma como são configuradas a plataforma e as ferramentas de business intelligence é que definirão seu desempenho.
Se estiverem bem alinhadas com as estratégias e necessidades da empresa, podem gerar excelente material sobre o perfil do cliente.
E conhecer o perfil do consumidor é essencial para o lançamento de produtos, para a adaptação dos que já estão no mercado ou mesmo para a retirada de alguns itens, quando for necessário.
Economia
Embora já tenha sido explanado a respeito do combate aos desperdícios, o business intelligence também pode evitar a perda de grandes somas.
Afinal, sabe-se que as empresas gastam cifras altas em pesquisa e desenvolvimento de produtos.
Até pouco tempo atrás, o lançamento de um produto era muito mais intuitivo. A base que se tinha para pesquisa de mercado era menor.
Já com uma plataforma para análise de dados, os grandes lançamentos deixaram de ser intuitivos para tornarem-se muito mais profissionais.
Esse fato diminui consideravelmente a margem de erro, ou seja, evita que a empresa desperdice recursos em um produto que não terá aceitação de mercado.
Com o avanço do business intelligence entre as empresas – inclusive no Brasil – a oferta tem aumentado muito.
Tendência
Ao que tudo indica, o business intelligence é um processo que veio para ficar.
Por tratar prioritariamente da gestão de informações, este mecanismo está intrinsecamente ligado ao Big Data – uma tendência que já predomina o mundo dos negócios há décadas, na qual a informação é o centro de todas as decisões da empresa.
O business intelligence segue essa linha de raciocínio, porém um pouco mais aprimorada. Ele foi impulsionado pelo crescimento da tecnologia mobile, que trouxe novas necessidades ao mercado.
Não foram poucos os executivos que não conseguiram acessar dados importantes à distância. Esse é um dos motivos de crescimento desse processo.
O trabalho em sistema home office, largamente utilizado hoje em dia, também é um dos responsáveis pelo sucesso do business intelligence.
Utilização das ferramentas de Business Intelligence
As ferramentas de Business Intelligence (BI) ajudam os analistas na apuração e interpretação das métricas coletadas. Esses softwares obtêm informações de diversas fontes, como publicações em blogs, e-mails da empresa, registros telefônicos, dados médicos, vídeos, questionários, vendas, acessos, comentários em redes sociais, downloads de arquivos, etc.
A partir dos dados, os profissionais da área criam (ou ajudam a viabilizar) interfaces simplificadas para visualização e interpretação dos números. Dessa forma, fica mais fácil compartilhar insights com as equipes e tomar decisões assertivas, amparadas em conhecimento (e não baseadas na intuição).
“Dashboard” é uma palavra bastante presente na área. Ela se refere a um painel visual que transmite ao usuário algumas das principais informações e interpretações apuradas.
Em um dashboard, pode constar, por exemplo, um gráfico de acessos em um blog, uma linha de evolução de vendas e números absolutos e relativos de interações em redes sociais.
E essa é apenas uma forma de agregar as informações e conhecimentos em Business Intelligence.
Também é possível que as ferramentas criem relatórios para reuniões periódicas, painéis para o compartilhamento de dados, infográficos para consumo interno e externo e apresentações interativas.
Assim, os colaboradores e gestores contam com informação valiosa para acelerar a tomada de decisões, obter segurança de que a rota está correta, alterar o rumo de um produto quando necessário, elevar a eficiência e a produtividade, identificar possibilidades de novas receitas, encontrar tendências e estabelecer KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho) importantes para o sucesso da empresa.
Principal erro ao usar ferramentas de BI
A maioria dos gestores já sabe que precisa aplicar algum tipo de Business Intelligence e suas ferramentas. Mas nem todos sabem por onde começar.
Por isso, vale a pena lembrar de um erro frequente na estratégia analítica.
Primeiro, é importante lembrar que um dos principais benefícios de Business Intelligence é fornecer dados e métricas que vão se transformar em conhecimento útil para o aprimoramento de processos e resultados.
Esse incremento em velocidade e assertividade das decisões significa, na prática, entender elementos do negócio que precisam ser melhorados. Mas não é sempre o que acontece.
Há casos em que áreas ou gestores adotam o BI apenas para corroborar pontos de vista e aspectos do trabalho. Ou seja, se concentram apenas nos dados que indicam que tudo está bem e que não existem gargalos no dia a dia e na estratégia do negócio.
É melhor não cometer esse erro. Utilize as ferramentas de BI para elevar a capacidade e a competitividade da empresa, e não mostrar números positivos para deixar as equipes contentes. No longo prazo, encarar a realidade vai se mostrar muito mais útil.
5 ferramentas de Business Intelligence grátis ou com código aberto
Como vimos, os dados do negócio são uma mina de ouro para o BI. Mas, para extraí-los e convertê-los em conhecimento, podem ser utilizadas diferentes ferramentas.
Se você está começando na área, pode ter dificuldade de navegar por esses softwares, já que a maioria é paga, e o custo nem sempre é baixo.
Por isso, reunimos cinco ferramentas grátis ou com código aberto para você explorar:
1) Google Data Studio
Esta é uma ferramenta de Business Intelligence gratuita oferecida pelo Google. Com a solução, você pode converter dados em relatórios e painéis intuitivos, fáceis de ler e compartilhar, totalmente customizados de acordo com suas fontes de métricas.
Um dos pontos positivos da ferramenta é a facilidade de uso, que possibilita a coleta de dados, a sua conversão em painéis e a colaboração ilimitada de relatórios.
2) BIRT (Business Intelligence and Reporting Tools)
O BIRT é uma ferramenta de código aberto, flexível e criada em Java. Pode ser usada para construção e publicação de relatórios e painéis a partir de fontes variadas de dados, como planilhas de métricas.
Com uma comunidade de desenvolvedores atuante, fica mais fácil captar todas as possibilidades do software para a sua empresa e explorar o potencial da ferramenta.
3) ClicData
ClicData oferece uma versão gratuita do seu software, o ClicData Personal, que permite o uso de 1 GB de armazenamento, um número ilimitado de dashboards e a habilidade de converter documentos em Excel e CSV em painéis intuitivos, bem organizados e assertivos.
Importante: a versão gratuita dá direito a apenas um usuário, ou seja, o aspecto colaborativo do software não poderá ser aproveitado.
4) IBM Watson Analytics
Esta é uma das principais ferramentas de Business Intelligence no mundo. Há uma versão gratuita dela, que pode ser utilizada por quem está começando ou possui necessidades mais restritas.
Com o software, você pode criar painéis e infográficos rapidamente, captar amostras de redes sociais e até usar a análise preditiva conforme as métricas apuradas. A versão gratuita, porém, tem vários limites, como o tamanho de arquivos para o upload.
5) Dataiku
O Dataiku é outra ferramenta de BI que tem uma versão gratuita bastante interessante. Com ela, você tem à disposição vários tipos de gráficos para trabalhar seus dados.
Entre as funcionalidades, está o uso de machine learning para classificação, agrupamento, entre outros. A versão gratuita não permite o uso por mais de um usuário.
6 Tendências de Business Intelligence
Um profissional de BI tem que ficar muito ligado às tendências da área. Com a tecnologia andando a passos largos e de mãos dadas com a inteligência artificial, quem não prestar atenção ao que está acontecendo vai ficar mesmo para trás.
Confira abaixo algumas das tendências detectadas e divulgadas pelo Gartner Group em 2017:
1 – Inteligência artificial
Os aspectos manuais de BI e suas ferramentas tendem a ser abolidos em um futuro próximo. Cada vez mais, a parte operacional fica a cargo das máquinas, que vão oferecer ainda mais insumos para a interpretação e a tomada de decisões.
Com a evolução da inteligência artificial, o fluxo de dados e informações será muito maior. Absolutamente todos os aspectos de uma empresa poderão ser monitorados e analisados, e o número de KPIs pode se multiplicar.
O acesso a todas as métricas será mais prático e rápido, a definição e identificação de fontes serão automáticas e a análise preditiva vai trazer insights até então inalcançáveis.
Assim, o papel de Business Intelligence tende a se concentrar na estratégia e no núcleo de decisões. Sem perda de tempo com matemática básica e linhas de Excel, o analista pode utilizar os insumos para elevar o potencial das ferramentas de Business Intelligence no negócio.
2 – Linguagem natural
A consulta por voz pode corresponder a 50% de todas as pesquisas analíticas até 2020, indica o estudo da Gartner. O processamento da linguagem natural nas ferramentas de Business Intelligence será usado para oferecer respostas mais assertivas às questões rotineiras de trabalho e às decisões estratégicas do negócio.
Com isso, será possível, cada vez mais, disseminar o alcance do BI no ambiente de trabalho, para que todas as equipes tenham acesso ao conhecimento adquirido para a tomada de decisões minuto a minuto.
Além disso, os insumos de dados serão ainda mais relevantes, em quantidade e qualidade, oportunizando ganhos e aceleração da análise das métricas.
3 – Chief Data Officer
A análise de dados é uma parte tão importante do futuro das empresas, que uma figura tende a ganhar ainda mais relevância nessa equação: o Chief Data Officer, o diretor executivo de dados.
Esse profissional tem uma tarefa essencial para a sustentabilidade de um negócio na era digital.
Ele fica responsável pela manutenção e conscientização de uma cultura de apuração e análise de dados, zela pela segurança das informações, lidera equipes de mudanças nos processos e garante que a empresa se mantenha em dia com todas as ferramentas de Business Intelligence.
4 – Internet e Localização das Coisas
A Localização das Coisas é considerada uma subcategoria da Internet das Coisas. Esse termo designa aqueles dispositivos que monitoram e comunicam sua posição geográfica (smartwatches, por exemplo).
Para o usuário, há muitas vantagens, com um “input” de dados que oferecem uma experiência melhor na interação com o ambiente.
E para o Business Intelligence, essas informações valem ouro, porque se cruzam com inúmeras outras referências e permitem ainda mais insights a respeito de hábitos de consumo, eficácia de anúncios e utilização de produtos.
5 – Segurança dos dados
Com esse manancial aparentemente irrestrito de informações relevantes e vitais para as pessoas circulando por inúmeras bases de dados, a preocupação com a segurança é evidente e necessária.
As empresas consideram esses dados como um diferencial competitivo. Mas, em casos de quebra de sistemas e vazamento de informações, essa vantagem é minada, a confiança, perdida, e os usuários são prejudicados.
Esses dados e insumos de Business Intelligence e suas ferramentas são, portanto, um ativo das empresas. Por isso, protegê-los é essencial.
6 – Engenheiros de dados
Com a preocupação pela segurança dos dados e a crescente importância dessas informações para as empresas, ocorre a valorização dos engenheiros de dados.
Conforme o estudo da Gartner, havia mais de 3500 posições abertas para essa função em novembro de 2017, no LinkedIn.
Essa é uma tendência que deve se consolidar ainda mais no futuro, já que o engenheiro de dados é responsável pela extração e manutenção de informações fundamentais para os resultados da empresa.
Vagas em Business Intelligence
Como vimos, as ferramentas de Business Intelligence não trabalham sozinhas. Para extrair o máximo de conhecimento das máquinas e otimizar as ações que serão tomadas a partir dos dados, é preciso contar com o talento de seres humanos.
E com a evolução rápida da tecnologia, essa área será ainda mais valorizada, e os profissionais que se dedicarem a ela tendem a encontrar um campo vasto de trabalho.
O emprego de cientista de dados conquistou em 2017, pelo segundo ano, o primeiro lugar na avaliação anual da Glassdoor entre os melhores empregos dos Estados Unidos.
Além disso, um relatório do mesmo ano, realizado pela PWC e pelo Business Higher-Education Forum, indica que, até 2021, 69% dos empregadores vão dar preferência a candidatos a emprego com competências em ciência e análise de dados.
Quem está pensando em se dedicar mais a essa área, portanto, deve começar a se aprofundar. E não são apenas engenheiros de dados e cientistas da informação que podem aproveitar as oportunidades.
Analistas de TI, gerentes de RH e profissionais de marketing, por exemplo, podem coletar e interpretar dados para garantir a melhora da tomada de decisões das empresas.
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