Descubra como dar feedback aos colaboradores de forma eficaz com alguns exemplos e dicas práticas para os gestores e líderes de equipe. Confira!
Introdução
Seja você um líder ou gestor de equipe, é normal que as pessoas com quem você trabalha em algum momento possam cometer erros e você precisará corrigi-los.
Às vezes, pode surgir a dúvida: como dar feedback corretamente e qual sua importância no desempenho dos colaboradores?
Em síntese, dar feedback frequente e corretamente é a maneira mais clara e rápida de incentivar uma mudança de comportamento, quando você reconhece um problema ou algo que pode ser aprimorado no trabalho.
Além disso, muitos colaboradores são motivados ou inspirados por um feedback bem feito e, consequentemente, podem ter um desempenho mais alto por conta disso.
Afinal, o feedback é capaz de desenvolver os colaboradores, melhorar os níveis de confiança, aprimorar a comunicação, além de fortalecer o relacionamento entre funcionários e gestores.
Pensando nisso, selecionamos algumas recomendações para ajudar gerentes e líderes a fornecer um feedback eficaz aos colaboradores. Vamos conferir?
O que é um feedback?
A palavra feedback originalmente tinha uma definição altamente técnica, pois se refere ao retorno à entrada de uma parte da saída de uma máquina, sistema ou processo.
Seu significado tornou-se mais amplo ao longo dos anos e também passou a significar o ato de fornecer informações sobre o comportamento, progresso ou desempenho de alguém como base para melhorias.
Afinal, o feedback é a explicação que sustenta o processo de aprendizagem e aponta momentos importantes em relação ao que deu certo e ao que deu errado. Idealmente, o objetivo do feedback é orientar para obter melhores resultados a longo prazo.
Nesse sentido, o feedback dos colaboradores pode ser considerado qualquer informação trocada de maneira formal ou informal sobre seu desempenho, habilidades ou capacidade de trabalhar em equipe.
Em geral, tanto os supervisores, quanto os colegas, podem fornecer feedback e, quando feito corretamente, o processo pode criar um local de trabalho mais produtivo e equilibrado.
Desse modo, tanto o feedback positivo, quanto o feedback negativo são importantes para mudar hábitos, reforçar o comportamento positivo e permitir que as equipes trabalhem de forma mais eficaz em prol dos objetivos da empresa.
Como dar feedback aos colaboradores em uma empresa?
Utilize um quebra gelo
Antes de começar a dar feedback ao colaborador, evite iniciar a conversa diretamente com o assunto principal.
Quando você quebra o gelo, pode conseguir maior receptividade na conversa, além de cada um ficar mais flexível para entender as ponderações ou respostas solicitadas.
Comece pelos pontos fortes
Uma estratégia simples é iniciar uma discussão de feedback descrevendo algumas das realizações do colaborador antes de apontar as áreas que precisam ser melhoradas.
Com isso, você consegue mostrar mais equilíbrio em suas considerações e, desse modo, ser melhor recebido no feedback oferecido.
No entanto, não deixe que comentários positivos reprimam o propósito da conversa em apontar também pontos de melhoria no colaborador.
Dê o feedback imediatamente
Se algo precisa ser dito, converse com o colaborador o quanto antes. Pois, um erro comum dos líderes e gestores é realizar o feedback com pouca frequência e deixar passar acontecimentos ou comportamentos que precisam ser alterados.
Por isso, arranje tempo para dar feedback imediato, para que os funcionários saibam o que fizeram de errado. Ao mesmo tempo, se mostre disponível para conversar sobre qualquer assunto ou até mesmo receber críticas relacionadas ao trabalho.
Seja claro e preciso
O feedback do colaborador deve ser orientado para soluções, claro e preciso. Por isso, é preciso que a mensagem não suscite mais dúvidas no colaborador e seja totalmente esclarecedora.
Desse modo, suas afirmações e demonstrações de expectativas devem ser claras e precisas para que a conversa seja eficaz. Seja específico sobre o que você gostaria que seu funcionário fizesse e ofereça orientação sobre como eles podem aplicar os conselhos do feedback.
Use frases na primeira pessoa
No momento do feedback, o colaborador precisa sentir que o gestor se importa com ele e com o seu desempenho na empresa. Por isso, a linguagem verbal utilizada reflete muito na forma como o colaborador recebe o feedback.
Por esse motivo, tente utilizar frases na primeira pessoa para transmitir um ar mais amigável, que poderá fazer o profissional se sentir mais acolhido e respeitado.
Peça mudança de comportamento
Quando o feedback é negativo, será preciso pedir uma mudança de comportamento para o colaborador entregar melhores resultados para a empresa.
Para isso, descreva a situação que causou a necessidade de dar o feedback negativo, e exponha qual seria a expectativa da empresa sobre a situação, em seguida, procure evidenciar a necessidade de mudança a partir daquela conversa.
Substitua o “mas” pelo “e”
Uma recomendação simples, mas muito importante, é substituir a palavra “mas” pelo “e” durante sua conversa no feedback com o colaborador.
Para exemplificar, a palavra “mas” anula tudo o que foi dito anteriormente. Por isso, se você diz “Você sabe entregar os resultados com os clientes, conhece bem os serviços da empresa, mas não consegue vender como esperado”.
Neste caso, todos os outros pontos positivos conversados anteriormente podem ser desconsiderados, e o colaborador poderá considerar somente os pontos negativos.
Substitua o “tentar” pelo “fazer”
Nesse caso, durante o feedback o uso do verbo “tentar” poderá transmitir a ideia de não obrigação.
No entanto, apesar de você desejar dar um feedback construtivo, o colaborador precisa compreender e levar a sério a conversa, e entender o que precisará mudar nas suas atitudes com relação aos pontos destacados.
Nesta situação, usar o verbo “fazer” poderá ajudar a demonstrar a real necessidade daquela ação, diferente de quando usa o verbo “tentar”.
Evite o condicional
Substitua o “Eu gostaria que você compreendesse” por: “Peço que você compreenda.” Dessa forma, poderá dar mais ênfase a ação desejada por parte do colaborador.
Acompanhe posteriormente
O feedback é sempre um momento difícil, sendo preciso reunir as informações necessárias antecipadamente e ter energia para fazê-lo corretamente.
Em vez de tratar as conversas de feedback como algo padrão, acompanhe as melhorias do colaborador e mostre consideração quando perceber avanços ao longo do processo.
Com certeza, isso demonstrará que você se preocupa com o desempenho dele e o que pode ajudar a motivá-lo a manter a entrega dos resultados como esperado.
Para fazer esse acompanhamento, apresente um pequeno número de sugestões acionáveis que o colaborador possa realizar para mudar esse comportamento. Assim, eles apreciarão que você está dando o primeiro passo para melhorar a situação.
Feedback positivo X feedback negativo
Em síntese, o feedback positivo se concentra em elogiar e explicar ao colaborador por que o gestor está satisfeito com o seu desempenho. Já o feedback negativo, é focado na mudança de comportamentos indesejados.
Entretanto, é importante entender que feedback negativo não é o mesmo que uma crítica. Pois, você pode identificar um comportamento ou desempenho como inadequado ou abaixo da média, mas não julgar a pessoa em questão.
No processo de feedback, o foco permanece em encontrar uma solução para algo que pode ser melhorado que você identificou e não focado em criticar o colaborador.
Nesse sentido, o feedback positivo é uma ferramenta eficaz para promover o engajamento dos colaboradores e incentivar o alto nível de entrega dos resultados.
Já o feedback negativo, ajuda os colaboradores a melhorar seu desempenho e contribui para criar uma atmosfera positiva no ambiente de trabalho com foco em melhorias.
Evite erros comuns ao dar feedback
Antes de dar um feedback ao colaborador, certifique-se evitar erros comuns que podem transformar o processo em conflitos:
- Escolha uma questão de cada vez, evite citar muitas habilidades ou comportamentos ao mesmo tempo, pois pode parecer confuso e intimidador.
- Não seja muito crítico ou concentre-se demais no negativo. O feedback deve inspirar a outra pessoa a melhorar e dar um bom feedback torna mais fácil do colaborador compreender o que precisa melhorar.
- Trate os problemas reais. Se houver um problema, não tenha medo de falar sobre o assunto com o colaborador.
- Evite a imprecisão, no feedback use exemplos específicos e conecte esses comportamentos ao impacto que eles podem causar nos resultados da empresa.
- Deixe bastante tempo para que o colaborador faça ou responda perguntas e responda aos questionamentos apontados na conversa.
5 dicas para dar um feedback melhor
Evitar os erros listados acima irá ajudá-lo muito ao dar um bom feedback, mas você pode melhorar ainda mais usando as dicas, truques e técnicas a seguir.
1. Use os 3t i’s
Incidente: descreva o comportamento que você observou em uma determinada situação, nesse caso, é essencial que você se atenha aos fatos e não faça acusações.
Impressão: descreva o comportamento percebido, mas não enfatize demais esse elemento crítico durante o feedback. Evitar termos com impacto negativo, como abaixo da média, ou decepcionante, tente usar palavras mais neutras, por exemplo, poderia ser melhorado.
Implicação: descreva as consequências que o comportamento teve na prática e atenha-se às implicações reais.
2. Permaneça positivo e construtivo
Dar feedback também envolve discutir aspectos positivos do comportamento, não apenas discutir áreas de melhoria. Por isso, tente citar três ou quatro aspectos positivos para cada área de melhoria.
Por exemplo, você pode afirmar que o colaborador trabalha bem e é amigável com colegas de trabalho e clientes. Entretanto, esse colaborador poderia trabalhar com mais agilidade e isso não seria prejudicial às suas demandas.
3. Explique por que
Somente dizer que algo é bom ou não é bom o suficiente pode não ser o bastante para o colaborador compreender. Por isso, boa parte sobre dar um bom feedback envolve explicar o porquê sobre algum ponto.
Desse modo, o feedback torna-se uma oportunidade de aprendizagem e explica o porquê ajuda o colaborador a receber os conselhos mais abertamente, além de deixá-lo mais motivado para tentar melhorar.
4. Faça uma preparação adequada
Comentários e conselhos improvisados não constituem um bom feedback. Portanto, certifique-se de que preparou todas as questões cuidadosamente e saiba exatamente o que quer dizer durante a conversa.
Para isso, estruture bem seu feedback para transmitir sua mensagem de forma clara e concisa, isso ajudará a conversa a fluir mais suavemente.
5. Opte por uma abordagem pessoal
Para dar um bom feedback, é vital que você adote uma abordagem pessoal. Por isso, ao dar feedback procure usar uma configuração cara a cara, um a um, mesmo no ambiente online. Contudo, nunca faça isso por e-mail, pois pode tornar muito impessoal.
O ideal é reservar um tempo para fornecer feedback construtivo e neste momento prestar total atenção ao colaborador, assim você deixa claro que você está focado no processo.
Conclusão
Após todas essas recomendações sobre fornecer um feedback eficaz aos colaboradores. Ficou mais simples entender como o feedback pode ser uma excelente ferramenta para o desenvolvimento profissional e também para a melhoria dos resultados na empresa.
Afinal, o feedback dos colaboradores é uma parte necessária do crescimento e desenvolvimento dos profissionais e dos objetivos da empresa. Entretanto, muitos gestores não percebem que o principal objetivo do feedback é apontar soluções, não falhas.
Para isso, é preciso alinhar com o colaborador quais as providências precisam ser tomadas para superar as dificuldades em determinados pontos.
Em alguns casos, você pode indicar cursos, solicitar treinamento internos ou sugerir que o colaborador realize uma mentoria com um coaching da empresa.
Por fim, depois de aprender e começar a aplicar tudo sobre como dar feedback aos colaboradores, certifique-se de armazenar os comentários do feedback em uma ferramenta centralizada de gerenciamento de trabalho.
Dessa forma, quando você precisar analisar o desempenho da equipe, poderá consultar as informações dos feedbacks anteriores.
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