Sua empresa já utiliza ferramentas de gestão? Pois saiba que elas são úteis para quem deseja acelerar resultados no negócio.
Neste artigo, explicamos o que são essas ferramentas e quais benefícios elas proporcionam. Elencamos também 10 ferramentas muito utilizadas no mercado para que você possa se inspirar. Continue lendo e descubra tudo sobre o assunto!
O que são ferramentas de gestão
Em toda empresa, sempre há algum aspecto a ser aprimorado: produtos, processos, rotina de trabalho, gestão de pessoas, por exemplo. Ferramentas de gestão são, resumidamente, instrumentos que auxiliam na melhoria desses fatores que dizem respeito ao negócio.
Há vários tipos de ferramentas de gestão. Quando mencionamos esse termo, estamos falando de métodos, estratégias e até mesmo aplicativos que têm como objetivo aprimorar algum processo da empresa e melhorar os resultados por meio da eficiência.
E com a tecnologia cada vez mais incorporada aos processos de trabalho, é fácil encontrar ferramentas para o negócio. Gestão de projetos e de pessoas, organização das rotinas produtivas, comunicação entre a equipe, gerenciamento financeiro são algumas das áreas que podem se beneficiar desses instrumentos.
As ferramentas podem, inclusive, auxiliar na construção de princípios básicos da empresa, como a estratégia e a maneira como ela interage com os consumidores, por exemplo.
Uma das principais razões para recorrer às ferramentas de gestão é que elas ajudam a empresa a ter controle em relação aos seus processos. Assim, fica mais fácil identificar e corrigir problemas para que o negócio tenha crescimento.
Benefícios das ferramentas de gestão
A grande vantagem de utilizar ferramentas de gestão é que elas ajudam o gestor a ter uma visão mais estratégica do negócio. Isso porque, de modo geral, elas têm a função de reunir dados sobre a empresa, avaliar métricas e criar planos de ação para o futuro com base nas informações obtidas.
É isso que gera mais confiança para que a liderança possa fazer a tomada de decisões da empresa, eliminando processos que não funcionam e implementando outros que sejam capazes de acelerar os resultados. Ou seja, mais competitividade para o negócio.
Sem contar que a utilização desses recursos também beneficiam as finanças. Tenha em mente que gerenciamento e organização ruins podem custar muito dinheiro para a empresa. É o que afirma Stephen Sheinbaum em um artigo para a Entrepreneur. Segundo ele, isso tem tudo a ver com utilizar as ferramentas de gestão.
“Quando a tecnologia é utilizada, especialmente para operações repetitivas, erros e horas de trabalho são reduzidos ou eliminados”, aponta Sheinbaum.
As 10 melhores ferramentas de gestão
Para lhe auxiliar a melhorar os resultados de seu negócio, selecionamos 10 ferramentas de gestão que estão entre as mais utilizadas, incluindo aplicativos e métodos. Elas vão desde recursos úteis para a estratégia a ferramentas específicas para alguma área da empresa. Confira!
1. Canvas
Também intitulado como Quadro de Modelo de Negócios, o Canvas é uma ferramenta de gestão muito utilizada para novas empresas e para aquelas que desejam reestruturar seu modelo de negócios.
Essa ferramenta é estruturada em quadros, esquematizando um mapa visual das áreas da empresa e das formas com que atuam. O Canvas leva aos gestores a tomarem decisões mais assertivas, uma vez que é possível identificar o valor da empresa.
O quadro de ideias deve ser montado em nove áreas:
- Proposta de valor: o que a empresa oferece que a torna competitiva;
- Segmento de clientes: o público-alvo da empresa e quais são suas demandas
- Canais: por quais meios a interação com o cliente é feita
- Relacionamento com o cliente: como a empresa faz a interação com o consumidor
- Fonte de receita: quais fatores geram dinheiro
- Estrutura de custos: quais são os gastos para manter a empresa em andamento
- Principais atividades: quais ações são necessárias para entregar a proposta de valor
- Recursos principais: recursos indispensáveis para efetuar as ações da empresa
- Principais parceiros: quais outras empresas são fundamentais para a sua.
2. Análise SWOT
Essa ferramenta permite analisar os pontos positivos e negativos do negócio e fazer um planejamento estratégico para que a empresa torne-se mais competitiva no mercado.
SWOT, traduzindo do inglês, é a sigla para quatro fatores do empreendimento: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Por isso que, em português, essa ferramenta é conhecida como FOFA.
As forças e fraquezas dizem respeito ao ambiente interno da empresa e buscam identificar seus pontos fortes e fracos. Já as oportunidades e ameaças referem-se ao ambiente externo. O gestor precisa, nesse caso, identificar as oportunidades de crescimento e as ameaças do mercado, considerando a concorrência.
3. KPI’s
Avaliar métricas é fundamental para planejar os próximos passos da gestão e saber o que precisa ser melhorado na empresa. É justamente a isso que se propõem os indicadores de desempenho – ou KPI’s, da sigla em inglês para Key Performance Indicators.
A ferramenta é importante porque, com ela, o gestor pode acompanhar os resultados da empresa, identificando processos e aspectos do negócio que precisam ser modificados de alguma forma. A partir da análise dos indicadores, é possível saber quais são os sucessos e fracassos da empresa na busca pelos seus objetivos.
Por isso, o gestor deve selecionar indicadores que considera importantes para ter uma visão clara do negócio para, então, coletar os dados. Os KPI’s podem se referir a diferentes aspectos da empresa, como níveis de produtividade, vendas e estratégias, por exemplo.
4. Benchmarking
O benchmarking é importante para analisar a performance do seu negócio perante a concorrência. Essa ferramenta propõe que a empresa faça um levantamento de outras organizações do mercado para obter referências úteis, capazes de alavancar resultados. Duas formas comuns de fazer são as análises interna e externa.
Para isso, é preciso identificar as boas práticas adotadas por outras empresas – ou seja, no ambiente interno. Isso não é tão fácil, já que o empreendedor não possui os dados dos concorrentes.
Mas é possível realizar o benchmarking também dentro da própria organização, analisando indicadores de performance em diferentes setores e filiais, por exemplo.
5. Six Sigma
Utilizada no mundo todo, essa ferramenta de gestão ajuda, de forma geral, as empresas a avaliarem seu desempenho.
O objetivo é que, por meio dela, o negócio seja mais eficiente e reduza os custos. Podem ser empregados dois métodos, com cinco passos cada:
DMADV
Visa a testar novos processos, serviços e produtos. Para isso, é preciso:
- Definir: estabelecer um objetivo de acordo com a estratégia da empresa
- Mensurar: avaliar as chances de sucesso e os riscos do produto ou processo e pontuar expectativas
- Analisar: explorar maneiras de chegar ao padrão de qualidade esperado e identificar as oportunidades para o projeto
- Desenhar: planejar como o projeto será colocado em prática
- Verificar: executar o planejamento e monitorar os resultados.
DMAIC
Busca deixar os processos já existentes na empresa mais qualificados. O passo a passo é o seguinte:
- Definir: detectar o processo que precisa ser melhorado na empresa
- Mensurar: identificar as razões que causam o problema e quais indicadores podem ser usados para avaliar o desempenho
- Analisar: estruturar maneiras de solucionar o problema
- Melhorar: colocar em prática as ações pensadas
- Controlar: avaliar se as ações adotadas funcionam e se ainda há melhorias a serem feitas.
6. Gerenciadores de tarefas e projetos
Muitas vezes, a falta de produtividade da equipe pode levar a empresa à estagnação.
Afinal, para alavancar resultados, é necessário produzir mais em menos tempo.
O Trello é um exemplo entre os aplicativos de gestão de tarefas e projetos. Ele auxilia a aumentar a produtividade, deixando os fluxos de trabalho mais organizados.
Com a ferramenta, é possível criar equipes em cada projeto da empresa, delegar tarefas e mostrar o progresso de cada atividade. Por meio de quadros, os colaboradores podem ver o andamento geral de cada projeto. Checklists e prazos também podem ser incluídos para que nenhuma data seja perdida.
Um dos principais benefícios é que o Trello permite que os colaboradores enviem arquivos e se comuniquem por comentários dentro da própria ferramenta. O design é intuitivo para facilitar a utilização.
Asana e Basecamp são outros exemplos de softwares bastante utilizados para esse tipo de acompanhamento e gestão.
7. Ferramentas de gestão de marketing digital
O investimento em presença digital é fundamental para empresas de qualquer segmento. No entanto, para que isso ajude, de fato, a alavancar resultados, é preciso analisar e acompanhar as métricas do marketing digital.
Para isso, há inúmeras ferramentas, desde aquelas que monitoram menções em redes sociais àquelas que registram e analisam os acessos de um site ou blog, passando por todo o aparato de disparo e integração de e-mail marketing com plataformas de vendas.
A seguir, algumas das ferramentas utilizadas na gestão do marketing digital:
- Google Analytics: uma das melhores ferramentas de gestão digital para o controle de acessos em sites e blogs. Gera relatórios atualizados por meio dos quais é possível identificar quais conteúdos geram melhores resultados e o que é necessário mudar para oferecer uma experiência melhor ao usuário.
- Google keyword planner: esta ferramenta oferece insights valiosos tanto para a produção de conteúdo visando ao SEO (otimização para motores de busca) quanto para a criação de anúncios pelo GoogleAds (antigo Google AdWords).
- Automação de marketing: aqui, há muitos tipos de ferramentas de gestão que automatizam as ações de marketing da empresa. A RD Station, por exemplo, facilita a jornada da produção do conteúdo do blog à atração do lead e até a venda ou fechamento do negócio. A LeadLovers oferece a criação de funis de venda por meio do e-mail marketing, que pode ser integrado a um sistema próprio de criação de landing pages e pop-ups. O hubspot é outra ferramenta de gestão de marketing que integra desde a criação do conteúdo até as trilhas de e-mails e a criação de landing pages.
8. Sistema de gestão ERP
Usar um sistema ERP é uma forma de controlar melhor os gastos, acelerar tarefas e poupar trabalho operacional na gestão financeira.
Com um software assim, é possível integrar várias atividades em um único sistema, como o registro de contas a pagar e valores a receber, a atualização do fluxo de caixa, o envio automático de documentos contábeis e a geração de boletos, por exemplo.
Alguns dos mais utilizados no Brasil são Sage, ContaAzul e Totvs.
9. Ferramentas de CRM
Um sistema CRM (Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente) uma ferramenta importante para captar e fidelizar clientes, assim como gerenciar suas informações. Com ele, você também pode acompanhar os leads durante toda a jornada de vendas.
Há muitos tipos de CRM no mercado, mas, normalmente, esse tipo de plataforma possui um conjunto de recursos de gestão que englobam várias áreas da empresa: vendas, marketing e atendimento ao cliente.
O Salesforce e o Pipedrive são dois dos mais utilizados no Brasil. Uma das vantagens é que eles são baseados na nuvem e, assim, as pequenas empresas não precisam investir em especialistas de tecnologia da informação para utilizá-lo.
10. Ferramentas de gestão de recrutamento
As HR Techs, isto é, as empresas de tecnologias ligadas ao setor de Recursos Humanos, estão em aceleração no Brasil.
Essa tendência se deve principalmente à importância estratégica do investimento no recrutamento e na seleção dos melhores candidatos para as vagas.
Esse é um dos principais diferenciais competitivos das empresas, e agora a tecnologia pode contribuir enormemente para encurtar o caminho até os melhores talentos do mercado.
No Brasil, a Revelo é uma empresa que conecta os melhores profissionais de tecnologia às empresas mais inovadoras.
Com auxílio de machine learning e um banco de dados inteligente e eficiente, a busca por candidatos é mais rápida, e esse atalho chega a reduzir o tempo de contratação em até 70%.
E aí, gostou dessas dicas? Com essas ferramentas de gestão, fica muito mais fácil tocar o dia a dia da sua empresa. Compartilhe este artigo nas suas redes sociais.
