Gestão de grandes equipes: desafios e soluções para sua empresa

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A gestão de grandes equipes exige planejamento.

Quando os devidos passos não são tomados para a organização dos recursos humanos da empresa, a produtividade no trabalho, a inovação e a qualidade tendem a ser prejudicadas.

Como você sabe, lidar com um número pequeno de colaboradores já não é fácil, mas quando se trata de um grupo maior, os problemas e dificuldades aumentam.

Entre os principais desafios, está a comunicação integrada entre setores, funcionários e equipes.

Mas a tecnologia atual permite superar esse obstáculo. Por meio de softwares e de automação de processos, a gestão de grandes equipes se torna bem mais fácil.

Sem o devido planejamento, porém, a tecnologia não resolve a questão.

Então, se você está interessado em descobrir os melhores caminhos para liderar e organizar sua equipe, siga a leitura.

Desafios na gestão de grandes equipes

Confira abaixo quais são os principais obstáculos que o gestor precisa superar ao lidar com um grande número de colaboradores:

Ruídos na comunicação

Como já adiantamos, o contato com os colaboradores costuma ser um dos maiores problemas ao gerir grandes equipes.

Em um pequeno escritório, você consegue conversar individualmente com cada um, mas essa possibilidade não existe em empresas maiores.

Assim, sem um planejamento e uma estrutura organizada, é difícil estabelecer a direção certa para os projetos, entender exatamente o que cada um está fazendo, mudar a rota quando necessário, motivar a equipe em torno de um objetivo em comum, corrigir eventuais falhas e manter a produtividade em alta.

Acompanhamento de tarefas

Com um grupo grande de colaboradores, é impossível enxergar exatamente no que cada um deles está se dedicando.

E mesmo que você conte com líderes e gerentes, nem sempre esse acompanhamento funciona.

Essa dificuldade pode ser percebida se você já se fez perguntas como estas a seguir: Quem está encarregado do projeto daquele cliente?

Quem ficou de alterar o planejamento de mídias sociais daquele outro?

Quem está lidando com o Design UI do software mobile?

Como está o andamento daquele layout programado para a semana que vem?

Monitoramento de projetos

Normalmente, cada uma das tarefas da equipe se encontra dentro de um projeto.

E a visão desse projeto precisa conter pontos de observação de curto, médio e longo prazo, para que o planejamento esteja sempre mirando o futuro e os próximos passos.

Mas, na gestão de uma grande equipe, esse monitoramento não é tão simples.

Hoje, um projeto de desenvolvimento de um software, por exemplo, pode contar com uma parte da equipe em São Paulo, outra parte em Belo Horizonte e alguns freelancers eventuais espalhados pelo país, em diferentes momentos.

Então, como ficar de olho em tudo?

Supervisão dos colaboradores

Além de prestar atenção à qualidade, a produtividade e ao andamento de tarefas e projetos, é necessário observar com cuidado o desempenho de cada colaborador.

Quem está rendendo abaixo do esperado?

Quem poderia assumir o desafio daquele outro projeto?

Quem está demonstrando maior desenvoltura diante de desafios operacionais?

Mas, em um universo grande de funcionários, responder a essas questões é extremamente difícil.

5 soluções para a gestão de grandes equipes

Os problemas apresentados no tópico anterior estão relacionados principalmente à falta de integração das equipes, tanto entre si quanto na relação com supervisores, líderes e gestores.

Mas, então, quais são as soluções para esses entraves?

Veja abaixo cinco ideias para implementar:

1. Estruture a equipe

Para organizar o trabalho em grandes times, você precisa estabelecer exatamente quais são as demandas e as tarefas de cada um dos membros.

E todos eles precisam ter absoluta certeza do que se espera deles e de como eles podem se sobressair para cumprir com excelência suas obrigações.

Essa estruturação pode ocorrer de diferentes formas e, de preferência, deve seguir um esqueleto concebido antes mesmo da contratação dos primeiros funcionários.

Nessa hora, é importante não apenas usar o benchmarking para entender o que outras empresas de sua área estão fazendo, mas se debruçar sobre as particularidades do seu negócio para desvendar qual é a formatação mais interessante para os colaboradores.

Se você lida com tecnologia, por exemplo, pode estruturar a equipe de acordo com projetos.

Nesse caso, os funcionários se reorganizam conforme as necessidades de cada uma das ações em andamento.

Para isso, porém, é preciso de uma gestão extremamente atenta às demandas de cada cliente.

2. Encontre líderes

Nem todos os seus colaboradores têm a liderança entre suas virtudes.

Por isso, identifique alguns dos principais talentos que tenham habilidades diplomáticas e comunicacionais, para que eles possam servir de ligação entre a gestão e as equipes.

Além da habilidade de comunicação, o líder precisa apresentar desenvoltura para lidar com desafios do dia a dia e encontrar soluções criativas para os problemas.

3. Organize o trabalho

Cada um dos líderes de equipe precisa saber o se exige daquela unidade: quais são as metas, os objetivos de curto e longo prazo e como melhorar cada um dos processos para elevar a eficiência.

É interessante fazer um esboço minucioso do que cada um dos membros da equipe precisa fazer no seu dia de trabalho.

Depois, aos poucos, essa lista de pequenas tarefas pode ser adaptada e reorganizada, sempre visando à efetividade, à qualidade e ao controle de custos.

4. Adote um software

A tecnologia facilita muito a vida de toda a equipe.

Mas, para isso, é preciso que você encontra a solução mais adequada para o seu caso, aquela que vai ser adotada pelos colaboradores e que vai trazer soluções para os desafios já mencionados.

Existem alguns softwares, como Trello e Basecamp, que se propõem a organizar o trabalho da empresa a partir de tarefas e de projetos, que podem ser acompanhados com facilidade para que o gestor tenha uma visão estratégica e ampla de tudo que está acontecendo e tudo que precisa ser adaptado.

5. Estabeleça uma rota

Quando a equipe percebe que o rumo muda a cada semana, tudo fica mais difícil.

Em algumas organizações, a estratégia parece ser alterada a todo momento, sem grande explicação.

Para evitar essa falta de rota clara e definida, é essencial lembrar antes quais são a missão e os valores da sua organização.

É importante que você os tenha bem claros e que você os transmita para seus colaboradores, por meio de ações de comunicação interna que disseminem a cultura da empresa.

Quando todos os colaboradores souberem o que a empresa propõe, qual é o problema que ela quer de fato resolver e como ela pretende chegar até lá, o sucesso estará mais próximo.

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