Onboarding: passo a passo para a integração de colaboradores

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O onboarding é mais do que a apresentação da empresa aos novos colaboradores: é a chance de desenvolver grandes talentos desde o primeiro dia de trabalho.

Depois de um longo processo seletivo com inúmeros testes e entrevistas, finalmente você seleciona o candidato ideal para a vaga.

Mas o trabalho do RH está longe de terminar, pois o próximo passo é criar um processo de onboarding excepcional e receber o colaborador com entusiasmo, criatividade e eficiência.

E sabe por que esse momento é tão importante?

Porque um onboarding bem-feito encurta o tempo necessário para que seus novos colaboradores atinjam o potencial máximo.

E claro, o processo garante que profissionais talentosos queiram permanecer e crescer com a empresa.

Vamos desbravar o universo do onboarding nas seguintes etapas:

  • O que é onboarding
  • Por que o onboarding é importante
  • Quais os formatos e onboarding
  • Como planejar o onboarding
  • Como aplicar o onboarding passo a passo
  • Tecnologia no onboarding

Gostou do nosso guia prático? Então siga a leitura.

O que é onboarding

O onboarding é um processo de integração organizacional realizado com os colaboradores recém-contratados, para garantir sua adaptação ao cargo e à cultura da empresa.

Na área de RH, o onboarding também é conhecido como Programa de Acolhimento e Integração Organizacional (PAIO), desenvolvido sob medida para cada organização.

Em resumo, os principais objetivos do onboarding são:

  • Despertar o sentimento de pertencimento nos novos colaboradores
  • Ensinar a linguagem, cultura, valores, missão, estrutura e história da empresa
  • Conduzir os processos burocráticos para admissão formal do colaborador
  • Orientar o colaborador sobre o uso da infraestrutura e suas funções
  • Aumentar o índice de retenção dos colaboradores no primeiro ano
  • Ministrar treinamentos específicos para obter resultados o quanto antes.

A ideia tradicional de onboarding remete a apresentações formais aos colegas de trabalho, um punhado de slides sobre a empresa e um rápido tour pelo espaço físico.

Felizmente, esse modelo já está ultrapassado, pois hoje o onboarding precisa ser muito mais dinâmico e criativo para causar uma boa impressão nos profissionais modernos.

Afinal, os millennials e a geração Z são a nova cara da força de trabalho, e suas expectativas vão muito além de conteúdos monótonos e recepções tediosas.

Além disso, o onboarding é um processo estratégico, que deve ser cuidadosamente planejado para extrair o melhor dos novos talentos.

Não é à toa que a palavra “onboarding” significa literalmente “embarcar”, pois a missão do RH é trazer os profissionais a bordo e guiá-los para o sucesso.

Importância do onboarding

A importância do onboarding pode ser provada facilmente, pois não faltam evidências estatísticas.

Segundo uma pesquisa da empresa Click Boarding, conduzida em 2017, nos EUA, mais de 69% dos colaboradores tendem a permanecer em uma empresa por mais de três anos quando a experiência de onboarding é satisfatória.

Além disso, as empresas com processos estruturados de onboarding obtêm uma produtividade 50% maior de seus profissionais recém-contratados.  

A compilação de estudos sobre onboarding do Work Institute , publicada em 2017, traz mais dados interessantes:

  • O processo de onboarding está claramente ligado à redução do turnover
  • O onboarding de qualidade reduz o tempo necessário para que o colaborador contribua efetivamente para os objetivos da empresa
  • Colaboradores relatam sentimentos de engajamento e motivação após o onboarding.

Uma das pesquisas mais recentes foi realizada pela consultoria Kronos Incorporated em 2018 nos EUA, com o título New Hire Momentum: Driving the Onboard Experience.

A conclusão do estudo é que as empresas precisam voltar sua atenção às atividades de desenvolvimento no onboarding, pois o processo ainda é um ponto fraco em 76% das organizações pesquisadas.

Basta pensar no entusiasmo dos colaboradores ao iniciar em um novo emprego.

Essa energia deve ser capitalizada desde o primeiro momento, engajando os recém-chegados de acordo com a missão da empresa.

E esse é o papel do RH: estruturar o melhor programa de onboarding para transformar as boas-vindas em uma jornada pelo sucesso.

Formatos de onboarding e integração

São inúmeros os formatos possíveis para conduzir o processo de onboarding e integração, que dependem dos propósitos de cada empresa.

Antes mesmo do primeiro dia de trabalho, é comum que as empresas enviem uma comunicação prévia com relações de documentos necessários e orientações para a chegada do profissional.

Em um formato clássico, o colaborador é recebido pelo seu superior imediato, que começa o processo com a apresentação da empresa em uma reunião particular.

Em seguida, o colaborador é apresentado às equipes e guiado pelo espaço físico da empresa, o que também pode ocorrer em um momento de confraternização como um coffee break.

Nesse primeiro momento, o recém-contratado costuma receber um “welcome kit” ou kit de acolhimento com todas as informações necessárias, tais como benefícios, salário, estrutura, cultura da empresa e primeiros passos.

Outras empresas mais dinâmicas podem optar por recepções em grupo, com eventos específicos para dar as boas-vindas aos novos colegas em forma de celebração.

As empresas mais criativas criam verdadeiras jornadas de onboarding com temas lúdicos, conduzindo o colaborador por várias fases que incluem desafios, games, missões, treinamentos de alto impacto e uso de tecnologias.

O RH tem toda a liberdade para desenvolver o onboarding a partir da essência da empresa, seja em um formato tradicional ou mais ousado.

Planejamento de onboarding

O planejamento de onboarding deve começar do zero, tomando como ponto de partida a revisão dos procedimentos de acolhimento e integração atuais.

O profissional de RH pode realizar pesquisas internas para medir o grau de satisfação dos colaboradores com seu processo de onboarding, obtendo alguns insights valiosos.

Antes de escolher o formato mais adequado, é preciso definir os objetivos do programa.

Para algumas empresas, pode ser mais importante familiarizar rapidamente o colaborador com sistemas e fluxos de trabalho, como em um escritório contábil com demandas urgentes.  

Para outras, fixar os valores e princípios pode ser a prioridade, como em grandes empresas de tecnologia que valorizam o fit cultural.

Para organizar as informações, você pode criar um cronograma com descrições detalhadas de cada etapa, por exemplo:

  • Fase 1 (Antes do primeiro dia): carta de boas-vindas com orientações para o primeiro dia, lista de documentos e políticas básicas
  • Fase 2 (Boas-vindas): kit de boas vindas, café da manhã com o CEO, confraternização, preenchimento de formulários e entrega de documentos
  • Fase 3 (Treinamentos): orientações sobre as metas do departamento, treinamentos, tutoriais, procedimentos técnicos e normas em geral
  • Fase 4 (Follow up): cronograma para 30, 60 e 90 primeiros dias com tarefas, pesquisas, avaliações de desempenho, etc.

É importante planejar cada passo, desde os requisitos básicos como o preparo da estação de trabalho até o desenvolvimento de materiais físicos e digitais para as atividades.

Além disso, o RH deve nomear os responsáveis por cada função, ou mesmo “padrinhos” experientes que possam acompanhar os novatos.

E claro: não se esqueça de planejar como mensurar os resultados.

Onboarding passo a passo

Com o planejamento em mãos, você já pode partir para a aplicação do onboarding com nosso exclusivo guia prático.

Acompanhe o passo a passo para uma integração de sucesso:

1. Crie expectativa para a recepção

O onboarding começa assim que o colaborador recebe a notícia de que foi aprovado no processo seletivo, e não somente no dia de início no novo emprego.

Nesse período, é interessante enviar um e-mail inicial de boas-vindas, ou mesmo uma série de e-mails contando um pouco sobre a empresa para que a pessoa vá se ambientando.

Esses materiais funcionam como um “teaser”, despertando as expectativas do colaborador com uma apresentação atrativa da empresa.

Algumas organizações chegam a enviar brindes e materiais para a casa do funcionário, enriquecendo ainda mais esse primeiro contato.

2. Prepare o líder e os colegas de trabalho

Os profissionais de RH são responsáveis por toda a elaboração e planejamento do programa de onboarding, mas todos na empresa devem se comprometer com a recepção dos novos colaboradores.

A figura central nesse caso é o líder ou superior imediato, que deverá ser treinado para acolher e orientar o profissional durante o processo.

Os colegas de trabalho também têm um papel crucial na socialização dos recém-chegados, e devem receber instruções padronizadas para evitar informações conflitantes.

3. Providencie tudo para o primeiro dia

Não tem nada mais desconcertante do que começar em um novo emprego e ficar perdido em relação ao próprio material de trabalho, ou mesmo ter que ir atrás da senha do e-mail.

No onboarding bem planejado, o colaborador chega e encontra um ambiente preparado para recebê-lo, com tudo no seu devido lugar.

Para não esquecer nenhum detalhe, você pode utilizar um check list:

  • Estação de trabalho completa e conectada em espaço previamente reservado
  • Material de escritório contendo lápis, caneta, post-its, bloco de notas, etc.
  • Kit de boas-vindas com crachá, manual de acolhimento, crachá de acesso ao estacionamento, chave do armário, cartão de visita e outros itens essenciais
  • Documento contendo usuário e senha para acesso a sistemas, e-mails e softwares em geral.

4. Valorize o calor humano na recepção

Um dos erros mais graves de onboarding é negligenciar a empatia e comunicação no primeiro contato, causando um desencanto imediato no colaborador.

O profissional que chega ao seu primeiro dia de trabalho espera ser recebido de braços abertos, principalmente pelo líder.

Uma boa maneira de aprimorar a experiência é criar um evento para receber novos profissionais, que pode ser um café da manhã com o CEO, um coffee break com o departamento ou a apresentação do profissional na reunião geral.

Nesse momento, o foco deve estar nas relações humanas, por meio de uma recepção calorosa que faça o profissional se sentir parte do time.

5. Nomeie um responsável pelo primeiro dia

Preferencialmente, o superior imediato deve ser o responsável por acompanhar o colaborador em seu primeiro dia.

Se não for possível, a empresa pode nomear “padrinhos” para a missão.

A pessoa encarregada deverá guiar o profissional pelo tour na empresa, dar apoio nos trâmites burocráticos e levá-lo para almoçar com a equipe, por exemplo.

6. Trabalhe a marca empregadora

O onboarding é uma excelente oportunidade de investir na marca empregadora da empresa, promovendo sua imagem de lugar dos sonhos para trabalhar.

Para isso, você deve garantir a confecção de materiais personalizados como o manual ou book de boas-vindas, resumindo a essência da empresa em linguagem leve e cativante.

Além disso, você pode encomendar brindes personalizados como canecas, bolsas e materiais de escritório para surpreender o colaborador.

7. Distribua os conteúdos na agenda

Um dos riscos do onboarding é sobrecarregar o novo colaborador com um amontoado de informações e procedimentos.

Para evitar esse problema, é preciso criar uma agenda das primeiras semanas para distribuir atividades como workshops, treinamentos e reuniões de departamento.

Lembre-se de que tudo deve estar documentado em materiais digitais ou físicos, para serem consultados a qualquer momento.

8. Marque as avaliações e feedbacks

Muitos programas de onboarding contêm metas para as primeiras semanas ou meses do colaborador, inclusive com data marcada para avaliações e feedbacks.

Os desafios podem motivar ainda mais o novo profissional a seguir sua jornada de integração, por isso é importante avaliar o desempenho desde o início.

Tecnologia no onboarding

Na era do RH digital, a tecnologia é uma das principais aliadas para um onboarding memorável.

Confira algumas ideias criativas para modernizar o processo:

Criar uma plataforma digital

O colaborador recém-chegado tem uma infinidade de informações para assimilar, e a maneira mais prática de acelerar o onboarding é utilizar os meios digitais.

A criação de uma plataforma personalizada, por exemplo, pode disponibilizar todas as informações que os novatos precisam em poucos cliques.

O ambiente virtual pode conter quizzes, treinamentos, tutoriais em vídeo, FAQs e outros recursos essenciais para a aprendizagem e interação do profissional.

Utilizar as redes sociais

Que tal criar um grupo fechado no Facebook ou no Slack para conectar colaboradores novos aos colegas de trabalho?

O uso das redes sociais pode ser muito útil para enturmar o colaborador quando o dia a dia atribulado não permite tantas interações pessoais.

Gamificar os treinamentos

A gamificação é um recurso muito útil no onboarding, pois torna os materiais de treinamento mais dinâmicos e interessantes.

Os novos profissionais podem ser desafiados em missões simuladas digitalmente por meio da realidade virtual, por exemplo.

Os aplicativos de treinamentos com lógicas de pontuação e recompensa também são excelentes ferramentas inspiradas em jogos.

Hoje, o mercado oferece diversas soluções em tecnologia para aprimorar a gestão de pessoas, que são desenvolvidas pelas HR Techs (startups focadas no RH tecnológico).

Ou seja, você pode contar com ferramentas avançadas para criar um onboarding inesquecível e reter os melhores profissionais.

E tem mais: a tecnologia também pode transformar seu recrutamento e seleção.

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