Manter um alto nível de produtividade no trabalho é uma tarefa difícil.
Muitos fatores podem levar a um fluxo ineficiente, desde a falta de priorização nas tarefas às distrações no ambiente empresarial.
Se você está com problemas para manter a rotina de produção, a boa notícia é que há diversas técnicas e ferramentas que podem ajudar nesse desafio.
Neste artigo, reunimos as melhores dicas para quem precisa aumentar a produtividade no trabalho. Continue lendo e descubra.
Como aumentar a produtividade no trabalho
Primeiro é preciso compreender que a produtividade no trabalho não significa executar muitas tarefas a todo o momento.
Ela diz respeito a manter um bom nível de produção no menor tempo possível e com grande eficiência.
Adotar novos hábitos é fundamental para alcançar esse objetivo. É preciso fazer isso até que eles estejam naturalmente incorporados ao dia a dia do profissional.
Em artigo para a revista Forbes, Ashley Stahl destaca algumas ações que devem ser colocadas em prática.
Três recomendações valem o destaque: pare de realizar várias tarefas ao mesmo tempo, faça pausas de descanso ao longo do dia e desmembre seus projetos em tarefas menores para sentir-se no controle.
Parece simples, não é mesmo?
Mas mesmo essas pequenas ações no cotidiano fazem a diferença para que você seja mais produtivo.
Veja outro pilar importante para aumentar a produtividade no trabalho: a constante inovação de processos.
Ela permite encontrar erros que prejudicam o gerenciamento de tempo e identificar possíveis melhorias no desenvolvimento das atividades.
Trata-se de uma maneira de criar novos métodos de trabalho, de modo a otimizá-lo e tornar a equipe mais produtiva.
Isso diz respeito a ações variadas, como a organização do fluxo de trabalho e a incorporação de um software que automatiza tarefas, por exemplo.
4 ferramentas de produtividade no trabalho
Além de adotar novos hábitos, existem ferramentas que podem auxiliar na busca por maior produtividade no trabalho.
Confira quatro alternativas:
1. Softwares colaborativos
Vamos iniciar com o básico: você não pode deixar de utilizar um software colaborativo para que a equipe trabalhe com mais agilidade.
O Google Drive é o mais utilizado pelas empresas, devido à familiaridade que as pessoas têm em relação a ele.
Há também a versão empresarial, o G Suite, que reúne e-mail, agenda e armazenagem de arquivos na nuvem com a personalização do domínio da empresa e maior espaço para os seus dados.
Pode não parecer à primeira vista, mas adotar uma ferramenta como essa é fundamental para a produtividade no trabalho.
É que, dessa forma, todos os colaboradores têm acesso aos arquivos rapidamente, podendo trabalhar com eles de qualquer lugar apenas por meio da conexão de internet.
Outro benefício diz respeito à organização dos documentos, já que os profissionais poupam tempo com envios por e-mail e evitam perdas de materiais importantes.
Além do Google Drive, você pode recorrer também ao One Drive, da Microsoft, e ao Dropbox, também bastante populares no mercado.
2. Gerenciadores de tarefas
Os gerenciadores de tarefas são ótimas ferramentas para organizar o fluxo de trabalho e acompanhar os processos da equipe. Há várias opções disponíveis no mercado, mas as funcionalidades são geralmente similares.
É possível, por exemplo, criar listas de tarefas e priorizar aquelas que são mais importantes. Por meio de um painel, você visualiza tudo que deve fazer ao longo do dia, o que o ajuda a organizar suas atividades conforme os projetos da empresa e os prazos de entrega.
Uma das vantagens é que os gerenciadores permitem a comunicação entre os membros da equipe – ou seja, é um processo bem integrado.
Entre as ferramentas mais utilizadas, estão Trello, Meistertask, Evernote e Asana. Vale a pena mapear as opções que pareçam mais interessantes, avaliar as funcionalidades de cada uma e adotar aquela que tenha uma interface mais adequada às suas necessidades na empresa.
3. Sistemas de automação
Quando falamos em produtividade no trabalho, um dos pontos-chave é reduzir o tempo gasto com tarefas de baixo valor agregado.
Digamos que você seja um profissional de marketing que tem vários clientes.
Gerenciar todas as redes sociais, publicando posts semanais, é uma tarefa repetitiva que esgota a produtividade no trabalho.
Nesse caso, um sistema de automação de tarefas pode ser útil.
Com ele, é possível agendar postagens, gerar relatórios e gerenciar as redes sociais dos clientes de forma mais rápida.
Há várias opções, como mLabs, Buffer e Hootsuite.
Se você adota um sistema de gestão financeira, por exemplo, pode integrá-lo a um software de emissão de notas fiscais e a outro que faça a ponte com o envio de e-mails personalizados ao cliente.
Caso você utilize muito o e-mail, também pode criar rotinas automatizadas e filtros para que certas mensagens desencadeiem respostas automáticas e integrações com outras ferramentas.
A brasileira Pluga é um exemplo de ferramenta que oferece soluções de integração com diversos softwares online.
É possível, por exemplo, integrar as vendas com planilhas do Google Drive, e as planilhas com e-mails, e os e-mails com… Bem, você entendeu.
E assim há opções para diversas atividades, devido à facilidade da tecnologia.
No fim do mês, quantas horas você terá poupado apenas automatizando tarefas?
4. Softwares de monitoramento de tempo
Quanto tempo você gasta por dia vendo e-mails, conferindo o feed das redes sociais e assistindo a vídeos no YouTube?
Confesse, todo mundo passa por isso e, por alguns minutos, pode até ser bom para descansar entre as tarefas do trabalho.
O problema é não ter controle sobre o tempo gasto nessas atividades.
É como não ter um planejamento financeiro: sem registrar suas despesas, fica difícil encontrar os gargalos do orçamento. Assim é em relação à produtividade no trabalho.
Se você não souber o que está tirando seu tempo, não será possível planejar a rotina de trabalho. Utilizar um software de monitoramento de tempo no seu computador, como o RescueTime, é uma maneira de ter uma percepção clara das horas que você dedica a cada atividade, podendo ser mais consciente na organização dos afazeres.
5 técnicas de produtividade no trabalho
Gostou das ferramentas?
Agora veja as melhores técnicas de produtividade no trabalho:
1. Pomodoro
A técnica Pomodoro é uma das mais tradicionais no quesito produtividade no trabalho.
A ideia é trabalhar por ciclos, cronometrando o tempo.
Essa proposta consiste em trabalhar por 25 minutos sem interrupções e, quando esse período for completado, descansar por cinco minutos.
Esse ciclo deve ser feito por quatro vezes.
Aí, o tempo de descanso é mais longo, variando entre 15 e 20 minutos.
Feito isso, os ciclos podem ser recomeçados.
Mas lembre-se: é crucial manter-se focado durante os períodos de atividade para que a técnica funcione.
2. GTD – Getting Things Done
Criada pelo norte-americano David Allen, o método GTD significa, na tradução do inglês, “fazer as coisas acontecerem”.
Ela é detalhada no livro de Allen, “A arte de fazer acontecer”.
Resumindo, trata-se de uma técnica que divide o processo de trabalho em cinco passos:
- Capturar: registre as atividades do dia em algum local, como agenda, papel ou gerenciador de tarefas;
- Esclarecer: analise quais tarefas anotadas necessitam de ação e quais devem ser priorizadas;
- Organizar: faça uma lista de tarefas, definindo as prioridades do dia para criar seu roteiro de trabalho;
- Refletir: é o momento para rever o roteiro estabelecido, analisando se as prioridades estão corretas e se todas as tarefas estão registradas;
- Engajar: é hora de trabalhar. A vantagem é ter a tranquilidade de saber que você está fazendo a coisa certa, mantendo o controle da produção.
3. Lei de Parkinson
Se você trabalha bem sob pressão, a Lei de Parkinson pode ser interessante para você.
Geralmente, nossa capacidade de concentração é maior quando precisamos entregar uma tarefa com prazo bem definido, certo?
Pois a técnica consiste justamente em estipular limites para si mesmo, colocando prazos mais curtos do que realmente são exigidos de você pela empresa.
É preciso ter disciplina, mas quem coloca essa lei em prática aumenta a produtividade e elimina a procrastinação.
4. Kanban
A técnica Kanban utiliza o modelo de gestão visual das atividades. Nesse caso, a lista de tarefas é dividida em três seções: itens que devem ser feitos, itens nos quais você está trabalhando no momento e itens finalizados.
A cada vez que uma atividade é completada, você consegue revê seu fluxo de trabalho.
Referências visuais são a chave desse processo.
Você pode utilizar murais com post-its de cores e tamanhos distintos ou até mesmo adaptar esse sistema nos gerenciadores de tarefas online, que já mencionamos anteriormente.
5. Sprints
O sprint, um dos alicerces de produtividade da Google, é um atalho muito poderoso para a produtividade no trabalho.
Esse termo se refere à divisão do trabalho e dos projetos em pedaços ou tarefas bem definidos, com processos, entregas e ações configurados para elevar ao máximo a eficiência da equipe.
Em um sprint, você pode programar a entrega de um novo recurso para um software, a atualização de um código importante no backend ou a remodelação da interface de um aplicativo, por exemplo.
Ao longo do sprint, portanto, não há desvio de foco nem eventos externos que atrapalham a concentração em prol de um objetivo.
Dessa forma, quando você faz parte de um esforço comum com uma meta bem definida, fica bem mais fácil e rápido atingir o resultado almejado no menor tempo possível.
E aí, gostou dessas dicas?
Colocando-as em prática, com certeza, você terá avanços significativo.
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