Como usar um software de recrutamento para contratar mais rápido (e melhor)

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Você sabia que um software de recrutamento pode reduzir o tempo de seleção e elevar a qualidade da contratação?

As novas tecnologias estão revolucionando o setor de Recursos Humanos.

Hoje os bancos de dados, a computação na nuvem, a conectividade e a inteligência artificial servem de apoio para que os profissionais da área acelerem processos, reduzam a margem de erro e se concentrem na estratégia (em vez do operacional).

Quem trabalha em RH e gestão sabe o quanto é difícil filtrar os melhores candidatos, organizar informações, agendar entrevistas de emprego e realizar procedimentos burocráticos na hora da contratação.

Se você tem esse tipo de problema, saiba que a solução pode estar mais próxima do que imagina.

Um software de recrutamento encurta os caminhos para contratar com maior agilidade e eficiência.

Quer saber como esse tipo de programa pode otimizar o trabalho da sua equipe? Então prossiga com a leitura e descubra.  

O que é um software de recrutamento

Um software de recrutamento é o nome dado a tecnologias de gestão de recursos humanos que facilitam o processo de seleção de talentos.

Nos dias de hoje, a Tecnologia da Informação é uma solução aplicada em empresas de todos os segmentos e nichos do mercado.

No setor de recrutamento, ela é chamada de HR Tech, uma abreviação para Human Resources Technology (Tecnologia para Recursos Humanos), e tem como principal objetivo o aprimoramento dos procedimentos relativos à contratação de pessoas.

De forma resumida, um software de recrutamento cumpre o objetivo de acelerar e otimizar o processo de contratação.

Esse tipo de programa também é conhecido como HR Software, Sistema de Gestão de Recursos Humanos (HRMS) ou Software de Gestão de Capital Humano (HCM).

Uma das bases do programa é um conceito chamado de machine learning, uma inteligência artificial que cruza dados, investiga todo o histórico da seleção e aprende ao longo do processo, para facilitar a conexão entre os melhores candidatos para cada uma das vagas.

Os benefícios de sua utilização transcendem o ganho de tempo. Há ainda uma elevação de assertividade nas escolhas, já que a alta capacidade de processamento de dados revela insights importantes sobre candidatos e empresas.

Além do recrutamento, os softwares da área também podem ajudar em outras incumbências do setor de Recursos Humanos, como onboarding, gestão de pessoas e administração da folha de pagamento.

Vantagens de usar um software de recrutamento

Como dito, são muitas as vantagens de usar um software de recrutamento na sua empresa.

Não é novidade para ninguém que o setor de RH é um dos mais valiosos da empresa. Afinal, é o responsável por lidar com a principal engrenagem de qualquer negócio: as pessoas.

Você pode ter dificuldades em encontrar ferramentas e estabelecer processos, mas encontrar os colaboradores ideais é certamente o melhor investimento a longo prazo.

Abaixo, confira quais são os principais benefícios ao utilizar um software de recrutamento:

Qualidade na contratação

A tecnologia traz ganhos consideráveis de avaliação dos candidatos. Com o cruzamento de dados, as possibilidades de filtros, a análise de hard skills por testes e machine learning, qualquer decisão se torna mais assertiva e embasada.

Dessa forma, o espaço para erros diminui, o tempo de adaptação se torna menor, a rotatividade é reduzida e os resultados de cada colaborador são melhores.

Tudo isso é possível não apenas pela quantidade de dados à disposição, mas também devido à velocidade de processamento de todas as informações.

Assim, com apoio de um software, o profissional de RH ganha tempo para analisar com maior profundidade os candidatos e elaborar planejamentos e estratégias mais assertivas.

Velocidade da contratação

Com todos os recursos já citados, fica claro que o processo de recrutamento se torna mais rápido.

Imagine reduzir o período de seleção pela metade. Dessa forma, as engrenagens da empresa não param, o gasto é menor e as demandas são atendidas sem demora.

Fortalecimento do employer branding

O employer branding é um conjunto de técnicas que visa a fortalecer a imagem da marca para colaboradores e potenciais funcionários.

Por meio de um software de seleção, é possível automatizar ou acelerar todos os processos que compõem o recrutamento.

E uma seleção sem sobressaltos, planejada para uma boa experiência do candidato, favorece a imagem da empresa e atrai os melhores talentos do mercado.

Automação do aprendizado

Pense em todo o trabalho que um profissional de Recursos Humanos tem para filtrar e selecionar os candidatos que estão aptos à conquista da vaga. É um trabalho e tanto, não é mesmo?

Um software de recrutamento facilita muito essa tarefa.

Além de oferecer um poder de processamento de dados muito superior à capacidade humana, a inteligência artificial aprende com suas experiências e, assim, obtém resultados cada vez melhores.

É possível, por exemplo, que a tecnologia detecte padrões de hard skills e soft skills que são comuns às empresas de uma área ou nicho.

Dessa forma, quanto mais organizações do mesmo setor fazem contratações, maior é a chance do software acertar nas indicações para as próximas vagas.

Se o programa aprende que um candidato precisa de um conhecimento X para ser bem aproveitado na vaga Y, ele não vai recomendar esse profissional para a empresa.

Ao lidar com muitas variáveis, a tecnologia oferece, portanto, um ótimo embasamento para as decisões do RH.

Essa facilidade não elimina o trabalho dos Recursos Humanos – apenas permite que os profissionais se concentrem mais no planejamento, na estratégia e no refinamento dos métodos do que no processamento operacional.

Realização de testes adaptativos

Antigamente, os profissionais de RH faziam todas as entrevistas pessoalmente, o que representava um grande dispêndio de tempo.

Hoje conversas presenciais ainda são importantes, mas as avaliações online podem passar o pente fino nos candidatos para que apenas aqueles que realmente se encaixam na vaga sejam de fato entrevistados.

Um software de RH acelera essa atividade, identificando precocemente as habilidades técnicas dos profissionais e aproximando-se daqueles que se adequam às necessidades da empresa.

Esse “atalho” promovido pela tecnologia significa um ganho de tempo e de embasamento para o profissional de Recursos Humanos.

Integração com outras plataformas

Algumas ferramentas de Gestão de Capital Humano podem dialogar diretamente com outras plataformas, tanto de RH quanto de gestão.

Um exemplo é o Google Calendar, que, quando sincronizado com o software, pode agendar entrevistas e enviar alertas de maneira automática.

Além disso, existe também a possibilidade de integração com outros programas, como mensageiros instantâneos ou até mesmo redes sociais (o LinkedIn, por exemplo).  

Registro de informações em nuvem

Por meio de um software de gestão de RH, as informações compartilhadas estarão seguras.

Não há perigo, por exemplo, de perda de papéis ou documentos sobre os candidatos.

Quando aliamos o recrutamento à tecnologia, todos os dados são arquivados, fazendo com que não apenas eles não ocupem espaço físico e possam ser encontrados facilmente.

Com a computação na nuvem, outra vantagem é que vários integrantes da equipe têm conexão simultânea aos dados e podem utilizar diferentes dispositivos para acessá-los, como tablets, smartphones e desktops.

Facilitação da jornada do candidato

Não há nada pior para um possível talento do que encontrar páginas de erro, links quebrados, lentidão de carregamento de páginas etc.

As experiências que o candidato terá durante o processo conta muito para suas impressões iniciais acerca da empresa.

Além de garantir que ele não passe por nenhuma situação desagradável durante o cadastramento e os testes, um software de gestão garante que ele percorrerá todo o caminho até a contratação sem nenhum obstáculo.

Redução da margem de erro

Se você já passou pela situação de contratar alguém e, pouco tempo depois, perceber que não era o candidato ideal, certamente se beneficiará muito das vantagens de um software de recrutamento.

Esse tipo de engano na contratação pode se dever a muitos fatores, como falta de tempo para entrevistas mais longas, falta de comunicação e até má-fé do candidato.

Todas essas dificuldades são resolvidas com a tecnologia.

As ferramentas de seleção podem ajudar muito na classificação dos talentos por hard skills, na avaliação das soft skills, no filtro de profissionais sem a formação ou a capacitação necessária e na análise da capacidade técnica dos candidatos.

Redução de custos

Ao acelerar processos e elevar a qualidade da contratação, o software de recrutamento também oferece ganhos financeiros às empresas.

Com ele, é possível contratar os melhores talentos do mercado e, assim, reduzir a rotatividade e aumentar a eficiência.

E ao elevar a produtividade dos profissionais de Recursos Humanos, a tecnologia permite que eles se dediquem a esforços estratégicos, ao planejamento, ao onboarding e a todas as outras tarefas essenciais do setor.

Centralização de informações

Quando todas as informações estão agregadas em um software, é muito mais fácil tomar a decisão correta. Ao centralizar os dados, a tecnologia permite uma colaboração maior entre os profissionais do RH.

Assim, não há dados desencontrados nem espaço para dúvidas.

O acesso às referências é prático, e o contato com o candidato, muito mais simples e prático.

Passo a passo para usar o software de recrutamento

Um software de recrutamento tem muito a oferecer para empresas. Se você foi convencido pelos parágrafos anteriores, provavelmente deve estar se perguntando como implementar esse tipo de ferramenta no seu negócio, não é mesmo?

A seguir, você conhecerá um guia para começar a usar um software de RH.

1. Escolha a plataforma

O primeiro passo consiste em escolher o programa ideal para o seu negócio. Uma boa ideia é criar uma planilha e documentar várias informações sobre o seu negócio.

Número de funcionários, orçamento disponível, receita recorrente e tudo mais que julgar necessário.

Depois complete-a com dados de expectativa. Aqui entram as metas, objetivos e necessidades da empresa.

Por fim, insira as opções disponíveis no mercado, assim como os preços e recursos de cada uma delas. Esses processos certamente facilitarão a análise e farão com que você tome uma sábia decisão.

2. Envolva a sua equipe

Lembre-se de que você não utilizará o sistema sozinho. Por isso envolva a sua equipe de RH no processo. Eles podem trazer boas sugestões e ajudá-lo a tomar decisões importantes nessa hora.

O ideal é que todos os envolvidos participem dessa reunião, incluindo responsáveis por treinamento, contratação, pagamento, líderes de equipes e qualquer outro colaborador que terá contato com a ferramenta.

3. Conheça o software de recrutamento

Algumas empresas auxiliam o usuário iniciante na implementação, mas mesmo depois desse processo, você deve colocar os neurônios para funcionar.

Entre na ferramenta e explore-a. Conheça os recursos básicos, entenda como as funções se inter-relacionam e navegue profundamente pelo programa.

Pode até parecer um pouco antiquado, mas é por meio do conhecimento empírico que você poderá extrair tudo que a plataforma oferece.  

4. Realize testes

Esse é um passo opcional, mas recomendado para que não haja nenhuma falha durante o processo de recrutamento.

Simule um processo de contratação com uma ou mais pessoas. Isso pode exigir investimento, mas certamente ajudará a aperfeiçoar o processo.

Os candidatos falsos terão a missão de entregar um feedback honesto. Eles terão um papel fundamental para que a sua equipe de RH minimize os riscos e acelere os processos.

5. Crie um modelo de fluxo de trabalho

Juntamente com o restante da equipe, elabore e teste modelos de fluxo de trabalho com o software de recrutamento.

Se houver a necessidade de processos manuais, eles devem ser ajustados de acordo com a ferramenta e adequado à nova metodologia.

Tente fazer com que os processos fluam de maneira natural para ganhar tempo e não sobrecarregar os funcionários. E lembre-se de estimular a comunicação pela ferramenta, caso exista essa possibilidade.

6. Implemente o sistema aos poucos

Você não precisa liberar a utilização do sistema imediatamente para toda a sua equipe. Em vez disso, faça com que pequenos grupos ou funcionários individuais se familiarizem com o software.

Dessa maneira, eles podem auxiliar quando a abrangência do programa aumentar. Essa técnica permitirá que os erros sejam minimizados e aumentará os índices de boa aderência ao sistema.

7. Recolha o feedback

É uma boa ideia recolher o feedback dos colaboradores com regularidade. Assim, eles poderão determinar quais vantagens competitivas a ferramenta trouxe.  

Mas, além disso, é interessante criar questionários também para os candidatos às vagas. Mesmo que eles não sejam contratados, podem se mostrar interessados em realizar sugestões e relatar problemas no processo de recrutamento.

Mais do que isso, esse processo também mostra que a empresa se preocupa com as pessoas que querem se juntar a ela, aumentando também o employer branding da empresa.

Um software de recrutamento pode ser um grande diferencial de mercado. Tanto os profissionais de Recursos Humanos da sua equipe quanto os potenciais novos talentos agradecem.

Que tal conhecer a plataforma de recrutamento que conecta os melhores profissionais às empresas mais inovadoras do mercado?

Cadastre-se agora mesmo para acelerar e aprimorar todo o processo de seleção na sua organização.

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