A gestão de processos, também conhecida como Gestão de Processos de Negócio, Business Process Management ou BPM, busca elevar o nível de eficiência e garantir os resultados desejados pela empresa.
Como o nome sugere, o foco da abordagem são os “processos”, ou seja, as atividades que levam a empresa a perseguir os resultados almejados.
Trata-se de uma maneira interessante de analisar os problemas, os gargalos e as oportunidades de uma organização, já que se pode colocar uma lupa em cada um dos processos que regem o negócio.
Ficou interessado? Então siga a leitura para descobrir como usar esse mecanismo de gestão para acelerar o crescimento de sua empresa.
O que é gestão de processos
A gestão de processos é um abordagem de gestão que se concentra na análise, no monitoramento, na apuração e na delimitação de todas as pequenas partes que constituem as atividades do negócio.
Parece um desafio grande demais?
Talvez não, se começarmos a compreender os processos como um conjunto de engrenagens que faz a máquina de uma empresa girar.
Isso significa que existem engrenagens menores, responsáveis pelo funcionamento de partes de um negócio, e outras mais robustas.
Vamos imaginar o processo de criação de um jogo em um estúdio de games.
Digamos que esta seja a sucessão de eventos:
- Definição de orçamento para a criação do jogo
- Escolha do tipo de jogo a ser criado
- Desenvolvimento do jogo
- Período de testes
- Feedback e revisões
- Lançamento do jogo.
Bom, temos aí uma estrutura básica de processos.
Mas como eles poderiam ser melhorados? Será que não é necessário incluir uma etapa de divulgação antes do lançamento? Será que a escolha do tipo de jogo não deve vir antes do orçamento? Será que o período de testes deveria ser maior?
Existem muitas perguntas que podem ser feitas sobre esses processos. Elas vão depender muito da natureza do negócio e da apuração de todas as oportunidades de melhoria.
De qualquer forma, essa simplificação do modelo acima serve para mostrar tudo que pode ser feito em cada uma dessas etapas.
Com base nessas ideias, é possível construir um fluxograma completo que trace o ponto de partida de um jogo até o ponto de entrega, indicando todas as variáveis possíveis para que, aos poucos, os processos sejam afinados.
Esse tipo de esforço, de refinamento dos processos, tende a acelerar a velocidade de entrega, aumentar a qualidade do produto final e consumir menos recursos.
Assim, a cada lançamento, o estúdio de games do exemplo acima aprende como melhorar esses mecanismos e aprimorar seus resultados.
A seguir, vamos entender melhor por que usar essa abordagem e como implementá-la.
Benefícios da gestão de processos
O principal benefício da gestão de processos é a elevação de eficiência da empresa.
E uma empresa mais eficiente significa o custo mais enxuto possível para o máximo de receita.
Essa economia de recursos é facilitada pelo isolamento dos fatores da equação e de sua resolução de forma simples e objetiva, por meio de testes ou iterações.
No caso do estúdio de games, é possível que o último lançamento não tenha recebido tantos downloads quanto esperado. Então, onde estava o erro?
A falta de uma delimitação específica para a divulgação pode ter impactado negativamente a visibilidade do projeto, por exemplo.
Esse tipo de falha fica explícita mais facilmente quando se interpretam os processos de forma ordenada.
- Em linhas amplas, poderíamos destacar como benefícios diretos:
- Maior eficiência nas atividades
- Implementação de rotinas que sistematizam as atividades
- Melhora do entendimento e relacionamento entre diferentes setores
- Maior engajamento dos colaboradores
- Percepção positiva por parte dos clientes
- Ganhos em imagem e fidelização
- Controle efetivo do tempo e dos custos.
Se você está realmente interessado em todos esses benefícios para seu negócio, avance ao próximo tópico, em que mostraremos como tornar a gestão de processos uma realidade no seu dia a dia:
Como implementar a gestão de processos
De maneira resumida, a gestão de processos pode ser implementada passo a passo, na seguinte ordem de ações:
- Estimule a cultura de inovação na empresa
- Nomeie profissionais responsáveis pela implementação da gestão de processos
- Identifique os problemas organizacionais e os principais gargalos
- Mapeie os processos mais críticos para o negócio
- Monte modelos de processos de negócio
- Crie fluxogramas para os processos
- Comunique aos colaboradores as mudanças nos processos
- Faça treinamentos com todos os envolvidos nas transformações
- Monitore a execução a partir dos novos processos criados
- Faça auditorias periódicas
- Avalie a execução dos processos de negócio e seus resultados
- Corrija o que precisar e recomece o ciclo.
Existem diversas formas, caminhos e ferramentas que podem ser utilizados para implementar mecanismos de aprimoramento de processos além desse que indicamos.
Contudo, a essa altura, é provável que você tenha percebido o ponto mais importante, que é a busca permanente pela eficiência.
Portanto, a gestão de processos não é apenas para empresas que estão mal administradas ou no vermelho.
Na verdade, resultados bons tendem a levar à estagnação.
E esse é um perigo que você não pode correr: para ter sucesso no longo prazo, é preciso mirar na eficiência.
Acomodação é um péssimo indicador, já que impede uma empresa de continuar buscando as melhores práticas.
E se esse aspecto não parece convincente o bastante, pense na concorrência.
Enquanto sua empresa permanecer parada, alguém estará dando passos à frente, deixando seu negócio em desvantagem.
Vale lembrar de estudos sobre as principais causas de falência das empresas brasileiras feitos pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas.
Entre os diversos motivos mapeados, a falta de conhecimento sobre mecanismos de gestão é um dos principais fatores que levam empreendimentos a encerrarem suas atividades precocemente.
A gestão de processos representa uma mudança de cultura, que pode gerar divergências em um primeiro momento.
Com o tempo, um pouco de resiliência e a ajuda dos profissionais certos, você verá que os resultados tornam a busca pela melhoria um esforço válido.
Pense nos resultados em longo prazo e cresça de forma consistente.
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