Entenda a seguir qual a relação entre Lei Geral de Proteção de Dados e RH neste artigo escrito pela equipe de marketing da Sólides.
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) tem sido muito discutida atualmente, já que entrou em vigor em 2020 e causou um grande impacto em todas as empresas brasileiras. Mas além das organizações de modo geral, quando se trata de LGPD e RH, algumas medidas e cuidados devem ser observados.
Neste artigo, você entenderá os cuidados com relação aos dados pessoais, o que é LGPD e qual é a relação entre LGPD e RH, assim como os impactos que essa associação pode gerar. Confira!
Cautela com dados pessoais
Primeiramente, vale ressaltar que, segundo a LGPD, “dado pessoal é todo aquele relacionado à pessoa natural identificada ou identificável (artigo 5º, I, da Lei 13.709/2018)”, ou seja, é toda informação que permite a identificação de um indivíduo, direta ou indiretamente, estando este vivo ou não.
Portanto, são consideradas vulneráveis informações como: números de documentos de identificação, características pessoais, qualificação pessoal, dados genéticos, entre outros.
Toda empresa lida com informações pessoais, mas o setor de RH especificamente precisa desses dados em processos de recrutamento e seleção, contratações, avaliações de desempenho, pesquisas de clima, gestão estratégica, treinamentos, análise de turnover, processos demissionais, controle de ponto, cálculo de folha de pagamento, gestão de benefícios etc.
Nesse sentido, a lista de processos que envolvem o requerimento e uso de dados pessoais de colaboradores é imensa. Por isso, o time que lida com gestão de pessoas é diretamente afetado, justamente por ter esse acesso livre e necessário para a realização de suas tarefas.
Diante disso, é fundamental entender a relação entre LGPD e RH e os impactos que essa lei acarreta para o departamento. Mas antes, confira o que é a Lei Geral de Proteção de Dados.
O que é LGPD
Trata-se da lei que entrou em vigor em novembro de 2020 e está sendo implementada por todas as empresas. Ainda, está ativa para regulamentar as atividades de organizações, independentemente do seu tamanho e segmento de mercado, além disso, não faz distinção entre organizações públicas e privadas.
De acordo com artigo do Ministério da Defesa “A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural”.
Portanto, o objetivo é garantir a segurança dos dados pessoais com relação à coleta, armazenamento e compartilhamento por parte de qualquer empresa. Sendo assim, toda instituição com acesso a informações pessoais, deve se assegurar para cumprir algumas boas práticas, relacionadas às exigências da norma.
Boas práticas para o cumprimento da LGPD
Segundo artigo do Jusbrasil, existe uma lista de 10 princípios da LGPD para o tratamento de dados pessoais. Acompanhe!
Finalidade
Informações pessoais não devem ser usadas de forma indeterminada, ou seja, a finalidade de uso desses dados coletados deve ser específica, não generalizada e informada. Segundo a lei, as empresas devem explicar onde serão usados e com qual objetivo.
Adequação
Os dados requeridos também devem ser adequados à atividade mercadológica da empresa em questão. Assim, um supermercado, por exemplo, não tem motivo para pedir informações de saúde de um cliente, pois não tem relação com o seu ramo de atuação.
Necessidade
Cada empresa deve solicitar apenas os elementos que são necessários para a atividade em questão. Isso significa que ela deve ter o mínimo de dados possíveis em mãos, já que quanto maior a quantidade de conhecimento sobre uma pessoa, maior é a responsabilidade sobre ele.
Livre acesso
É de direito do titular dos dados ter acesso fácil e gratuito de qualquer informação a seu respeito.
Qualidade dos dados
Também deve ser garantido ao titular que suas informações sejam verdadeiras e atualizadas. Sempre considerando sua relevância e necessidade.
Transparência
As informações pessoais utilizadas devem ser claras e verdadeiras. Além disso, não é permitido, em nenhuma ocasião, que elas sejam compartilhadas sem que o titular tenha conhecimento dessa atividade.
Segurança
As empresas devem se assegurar de que os dados pessoais estão seguros, com relação ao acesso de terceiros. Ainda, é de responsabilidade da organização reparar danos, caso esses dados sejam acessados ilegalmente.
Prevenção
Ainda considerando a segurança, os dados pessoais devem ser previamente protegidos, ou seja, medidas precisam ser tomadas para que situações de invasão de softwares, por exemplo, não aconteçam.
Não discriminação
Esse tópico trata de dados pessoais sensíveis, que são aqueles relacionados a informações sobre etnia, prática religiosa, orientação sexual, opinião política etc. Nenhum deles podem ser usados como motivo de discriminação em qualquer situação.
Responsabilização e prestação de contas
As empresas devem mostrar, por meio de provas e evidências, sua intenção de cumprir a lei e, de fato, manter a proteção dos dados pessoais aos quais ela tem acesso.
A era dos dados no RH 4.0
Ainda que estejamos acostumados a coletar e trabalhar com dados pessoais, hoje, vivemos no tempo da revolução 4.0, uma época que abriu um leque de possibilidades para o uso desses dados.
Para esclarecer, a revolução 4.0 é um período no qual a tecnologia da informação atua fortemente nas empresas, fazendo parte da maioria dos processos organizacionais.
O uso de softwares, programas, plataformas e aplicativos inteligentes é uma realidade que tornou o armazenamento, organização e análise de informações muito mais veloz e eficiente.
Diante disso, o RH vive nesse contexto de adaptação. Entretanto, não são somente as ferramentas que sofreram mudanças, as pessoas envolvidas nessa transição também precisaram mudar seu modo de fazer as coisas e de gerir pessoas. A LGPD é um exemplo claro dessa alteração.
Relação entre LGPD e RH
Como citado anteriormente, o RH é um departamento diretamente afetado por essa norma, uma vez que necessita de trabalhar com dados pessoais na maioria de suas atividades, sejam relacionadas a candidatos ou colaboradores.
Um dos impactos da LGPD no RH é a criação de documentos que autorizam o uso de informações das pessoas em seus processos, informando a finalidade e necessidade de cada um deles. Ainda, essa documentação deverá constar enquanto eles forem utilizados.
Além disso, deve-se ficar atento à quantidade de dados requeridos em momentos de seleção de candidatos e contratação de colaboradores, pois, segundo a lei, é aconselhável que sejam requeridos apenas aqueles que são realmente necessários.
Do mesmo modo, é de responsabilidade da empresa alertar todos os colaboradores sobre o cuidado com todos os dados aos quais eles terão acesso. Por esse motivo, toda empresa deve estar alinhada em relação à regulamentação da Lei Geral de Proteção de Dados.
Esses são alguns dos impactos que a relação entre LGPD e RH traz. Assim, é de extrema importância que as empresas, independentemente do ramo de atuação ou tamanho se adaptem a essa nova realidade.
Para isso, existem algumas organizações que podem auxiliar nesse processo. A Sólides é uma empresa que pode ajudar no entendimento de como lidar com a conexão entre LGPD e RH.
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