Seu processo de desligamento varia dependendo da sua organização, do setor e até mesmo da função do funcionário. No entanto, existem alguns componentes principais que toda estratégia de offboarding deve cobrir.
A demissão de funcionários não recebe tanta atenção e esforço quanto a integração de funcionários. Embora seja natural gostar de receber novos funcionários, também é importante garantir que seus funcionários que estão saindo tenham um processo de saída saudável. Despedir-se com uma nota positiva beneficia a todos, mantendo o ambiente de trabalho acolhedor e deixando oportunidades abertas para melhorias. A demissão de funcionários é essencial para mitigar os riscos legais e de segurança e uma maneira eficaz de coletar feedback valioso para que você possa melhorar a retenção de funcionários no futuro.
Um procedimento formalizado de desligamento de funcionários também aumenta a probabilidade de que bons funcionários retornem à sua empresa mais tarde. Os funcionários que saem e depois retornam são chamados de “funcionários boomerang” e são desejáveis em um mercado de trabalho apertado. Neste artigo, discutiremos como você pode garantir que seus funcionários que estão saindo tenham uma saída tranquila e como você pode usar o processo para melhorar sua empresa.
O que é o Offboarding?
O offboarding separa formalmente um funcionário de uma organização por meio de demissão, rescisão ou aposentadoria. O processo de desligamento de cada empresa será diferente, mas inclui todas as etapas que são acionadas quando um funcionário sai, como:
- Reatribuindo as responsabilidades de trabalho do funcionário
- Entrega de equipamentos e outros bens da empresa
- Fechando contas e removendo o acesso
- Conduzindo uma entrevista de desligamento
Por que o offboarding é tão importante?
Quando um funcionário sai da sua empresa, independentemente do motivo, ele deve ser reconhecido. Mesmo que eles não estejam saindo nos melhores termos, a forma como você trata os funcionários que saem envia uma mensagem aos seus funcionários atuais sobre o quanto você os valoriza. Os funcionários que são bem tratados quando saem também são mais propensos a voltar mais tarde se suas circunstâncias mudarem.
Um processo formal de desligamento reduz as chances de mal-entendidos e ressentimentos. Quando você dedica um tempo para ouvir e entender a experiência do funcionário com sua empresa, é mais provável que você se separe amigavelmente e tenha oportunidades futuras de conexão e networking. Você também pode obter informações sobre sua empresa que não conseguiria de outra maneira. Mesmo que você solicite regularmente feedback de seus funcionários, eles provavelmente não estão tão dispostos a dar feedback não filtrado quanto os funcionários que estão saindo.
Por fim, ter um processo de offboarding garante que você não ignore possíveis riscos financeiros e de segurança. Se um funcionário tiver acesso às contas financeiras da empresa, você precisará cortar isso. Você também deve garantir que todo o acesso à sua rede seja bloqueado e as contas de computador sejam excluídas para evitar riscos de segurança cibernética. A demissão inadequada de um funcionário apresenta riscos de segurança significativos, mas 48% das empresas relatam que sabem que ex-funcionários ainda têm acesso à rede. Isso ocorre apesar do fato de que 20% das empresas sofreram violações de dados por ex-funcionários.
Benefícios do Offboarding
Um processo de offboarding suave e eficaz beneficia sua empresa de várias maneiras, incluindo:
Construindo confiança com os funcionários atuais
Se seus funcionários atuais perceberem que você os trata bem mesmo quando eles estiverem saindo, você construirá confiança e moral. Eles terão mais fé de que os valores de sua empresa não são apenas um lema corporativo.
Aprendendo mais sobre o seu negócio
Os funcionários que estão saindo podem dizer coisas sobre o seu negócio que ninguém mais pode. Contanto que você faça com que eles se sintam à vontade e deixe-os saber que você valoriza seu feedback honesto, eles lhe darão informações que seus funcionários atuais podem não conseguir. O feedback negativo deles pode ajudá-lo a criar um ambiente de trabalho melhor e também pode fornecer feedback positivo sobre quais processos estão funcionando bem.
Substituindo habilidades críticas
Um procedimento completo de offboarding pode ajudar a evitar a perda de habilidades singulares. Ao trabalhar com a transferência de conhecimento, você pode evitar uma situação em que o único funcionário que sabia como lidar com uma determinada tarefa tenha saído. Como parte de seu processo de desligamento, analise a função com o funcionário que está saindo e certifique-se de que não haja elementos de seu trabalho que só ele saiba fazer. Se houver, você pode planejar a transferência de conhecimento para que as operações de negócios continuem normalmente.
Mitigação de riscos de segurança cibernética
Os crimes cibernéticos são uma preocupação crescente para todos os tipos de negócios. Funcionários insatisfeitos com acesso aos dados de sua empresa são um risco de segurança cibernética, mas mesmo que seu funcionário esteja saindo em boas condições e seja confiável, contas abertas aumentam sua superfície de ataque. Seu plano de desligamento deve incluir disposições para fechar todas as contas abertas do funcionário e revogar suas credenciais.
Terminando com uma nota positiva
O offboarding permite que você forneça uma experiência positiva para seus funcionários que abrange todo o tempo com você. Quando você mostra a eles que os valoriza durante todo o processo, eles saem com uma nota positiva sem sentir que estão queimando uma ponte. Se você simplesmente empurrar um funcionário para fora da porta quando ele se demitir, ele pode sair com uma impressão negativa da sua empresa. É muito melhor manter um bom relacionamento e manter a porta aberta para oportunidades futuras.
Como demitir um funcionário
Seu processo de desligamento varia dependendo da sua organização, do setor e até mesmo da função do funcionário. No entanto, existem alguns componentes principais que toda estratégia de offboarding deve cobrir:
- Criar uma lista de verificação de desligamento
- Resolver problemas de conformidade
- Atribuir a responsabilidade pelas tarefas ao departamento apropriado
- Incluir todas as partes interessadas no plano
- Formalizar o offboarding obrigatório para todas as funções
- Reavaliar e atualizar seu processo conforme necessário
Como automatizar o processo de desligamento de funcionários
O uso de software pode simplificar o processo de offboarding. O software de desligamento permite automatizar o processo de desligamento, garante que nada seja esquecido, facilita a comunicação entre a gerência e o funcionário que sai e fornece armazenamento centralizado de toda a papelada.
Para automatizar o offboarding de forma eficaz, você precisa identificar os fluxos de trabalho individuais que deseja automatizar. Aqui estão alguns fluxos de trabalho comuns que podem ser automatizados:
- Desprovisionamento: removendo o acesso do funcionário a aplicativos, sistemas e dados em sua rede
- Alertas de segurança: notifique o departamento apropriado se houver comportamento preocupante
- Entrevistas de saída: Agendar com o funcionário que está saindo e garantir que o feedback seja encaminhado para o lugar certo
- Atualização da folha de pagamento: Garantir que o funcionário seja pago com precisão por seus últimos dias e quaisquer benefícios pendentes
Depois de identificar os fluxos de trabalho que deseja automatizar, você pode usar o software para conectar os sistemas relevantes e criar um gatilho para as ações correspondentes.
Modelo de lista de verificação
Criar uma lista de verificação é o primeiro passo para formalizar seu procedimento de desligamento. Esteja você automatizando o offboarding ou manipulando-o manualmente, você precisará de uma lista de verificação para garantir que não se esqueça de nenhuma etapa do processo. Você pode precisar de mais de uma lista de verificação, pois pode ter requisitos diferentes com base na função do funcionário. No entanto, você pode começar com uma lista de verificação geral e ajustá-la com base na função do funcionário e no tipo de separação.
Preparar documentação para demissão
Reúna todos os documentos que o funcionário precisará assinar, como uma carta de demissão, que deve indicar claramente o último dia útil. O RH também deve coletar todos os documentos que o funcionário assinou no passado, como acordos de confidencialidade, contratos de trabalho, documentos de benefícios, etc.
Notifique os membros da equipe e as partes interessadas sobre a saída do funcionário
A maneira mais fácil de fazer isso é por meio de um e-mail que especifica:
- O motivo pelo qual o funcionário está saindo, se apropriado
- Último dia útil do funcionário
- Se o funcionário está sendo substituído e por quem, se você já tomou providências
- Informações sobre como o trabalho do funcionário que está saindo será tratado
- Informações sobre uma festa de despedida para o funcionário de saída
- Apreciação pelo trabalho que o funcionário que está saindo fez
- Plano para a transferência de conhecimento e deveres
- Faça um plano para encerrar o maior número possível de tarefas pendentes antes que o funcionário saia. Você também deve garantir que o eventual substituto do funcionário tenha acesso a todo o conhecimento necessário para realizar seu trabalho. Isso pode incluir notas e informações que o funcionário que está saindo tem sobre contas ou clientes específicos. Decida quem receberá as chamadas e e-mails encaminhados do funcionário se você ainda não contratou um substituto.
Recuperar os equipamentos e bens da empresa
Se você forneceu algum equipamento ao funcionário, decida sobre um procedimento para recolhê-lo antes que o funcionário vá embora. Isso pode incluir itens como:
- Computador
- Celular
- Uniforme
- Cartão de crédito
- carteira de identidade
- Chaves
- Autorização de estacionamento
- Crie uma lista de verificação de equipamentos que precisam ser devolvidos para cada função. Certifique-se de que um gerente ou alguém do RH verifique o equipamento quando ele for devolvido. O equipamento que não é devolvido não é apenas uma perda financeira, mas também um risco de segurança significativo.
Comunique-se com os clientes externos do funcionário
Se o funcionário tratou diretamente com clientes que esperam lidar com eles, notifique-os sobre a mudança. Se o funcionário estiver saindo em boas condições, ele pode se comunicar diretamente com seus clientes e apresentá-los ao substituto, se possível. Se isso não for possível, peça a um gerente que converse com os clientes e assegure-lhes que serão atendidos.
Remova todas as permissões e acessos
Contas abertas de ex-funcionários são um risco de segurança cibernética. A não remoção de permissões e acesso pode levar a:
- Perda de dados
- Violações de conformidade
- Violações de dados
- Quebra de confidencialidade
- Notifique a TI e a contabilidade sobre o último dia do funcionário para que ele possa revogar o acesso e a permissão a todas as contas da empresa.
Faça uma entrevista de desligamento
Embora você possa fazer uma entrevista de desligamento com todos os funcionários que estão saindo, é particularmente benéfico fazer entrevistas de desligamento com funcionários que pediram demissão. Uma entrevista de saída permitirá que você colete informações do funcionário que está saindo que podem ajudá-lo a entender por que ele está saindo e se há algo que você possa fazer para melhorar a retenção de funcionários no futuro.
Um representante de RH deve conduzir a entrevista em vez do gerente do funcionário. É provável que o funcionário seja mais aberto com alguém que não seja seu gerente direto. O objetivo de uma entrevista de desligamento é obter feedback que o ajude a melhorar suas condições de trabalho ou a cultura da empresa, portanto, você deseja deixar o funcionário de saída o mais confortável possível.
As perguntas que você fará dependerão da função do funcionário e do ambiente da sua empresa, mas algumas perguntas gerais que são amplamente aplicáveis são:
- Por que você decidiu procurar outro emprego?
- O que o motivaria a retornar à nossa empresa?
- Houve alguma política da empresa que você não entendeu ou foi frustrante?
- Você sente que tinha as ferramentas, recursos e condições para ter sucesso em sua função? Se não, o que teria ajudado?
- Você sente que teve o treinamento certo para ser bem-sucedido em sua função? Se não, o que você precisava?
- Qual foi a melhor parte de trabalhar aqui?
- Qual foi a pior parte de trabalhar aqui?
- O que você espera em seu novo emprego?
- Descreva o candidato ideal para substituí-lo.
- Você recomendaria nossa empresa a um amigo que está procurando emprego?
- Há mais alguma coisa que você gostaria de adicionar?
- Depois de terminar a entrevista de desligamento, certifique-se de que o feedback do funcionário seja encaminhado ao departamento apropriado para avaliação.
Acertar as contas do funcionário
Notifique a folha de pagamento para que ele possa remover o funcionário da folha de pagamento e liquidar seu último contracheque, pagamento de benefícios e outras contas de despesas.
Acabar com os benefícios do funcionário
O RH deve encerrar quaisquer planos de benefícios em que o funcionário esteja inscrito e enviar-lhes qualquer papelada que eles precisam para rolar as contas.
Organizar uma despedida
Você deve sempre mostrar apreço pelos funcionários que estão saindo. Faça circular um cartão de despedida e coma um bolo ou reúna-se para almoçar ou jantar para desejar-lhes boa sorte em seu novo empreendimento.
Offboarding para o sucesso futuro
Embora possa não ser tão agradável quanto a integração, a demissão de funcionários é essencial para sua empresa. Você deve começar fazendo uma lista de verificação abrangente para não esquecer nada. Automatizar o processo pode simplificá-lo e facilitar a coordenação entre as equipes. Um processo de desligamento eficaz protegerá sua empresa e limitará possíveis problemas, ao mesmo tempo em que fará com que todos se sintam melhor com a saída de um funcionário.
À medida que você ganha mais experiência com o offboarding, pode ajustar seu procedimento para que funcione melhor para sua empresa. Agir de acordo com o feedback de suas entrevistas de desligamento pode ajudá-lo a criar um ambiente de trabalho melhor para seus funcionários que permanecem. Os insights que você obtém com o offboarding podem ajudá-lo a criar políticas que reduzem a rotatividade de funcionários e aumentam a satisfação dos funcionários, tornando sua empresa mais forte no processo.Precisa de ajuda para realizar o processo de Offboarding na sua equipe? Clique aqui e aproveite nossa Ferramenta gratuita de Offboarding.
