Manter as pessoas concentradas durante uma reunião presencial já é difícil, imagina quando todas estão trabalhando remotamente?
Existem algumas estratégias para realizar reuniões eficazes, sejam elas presenciais ou on-line, que é o engajamento voluntário.
Siga a leitura para saber mais.
Como manter o engajamento em reuniões remotas
De acordo com a Harvard Business Review, existem cinco regras que ajudam a manter o engajamento e a atenção das pessoas em uma reunião virtual. Confira:
A regra dos 60 segundos
Em uma reunião focada em resolução de problemas, utilize os primeiros 60 segundos para fazer com que o grupo saiba qual é o problema a ser resolvido. Isso pode ser feito com dados e analogias que dramatizam o problema.
Independente da estratégia utilizada, a intenção é gerar empatia nos presentes para que eles se conectem e entendam o problema antes de resolvê-lo.
A regra de responsabilidade
Quando uma pessoa entra em qualquer ambiente, inconscientemente ela busca assumir um papel. Ao receber o convite para um reunião remota, muitos já definem seu objetivo: ser observador.
Porém, essa decisão não deve ser implícita e para que isso aconteça, os papéis devem ser definidos no início da apresentação.
Mas como fazer isso? Criando oportunidades para que todos assumam responsabilidades significativas. Você vai ver essa aplicação na próxima regra.
A regra do “não há onde se esconder”
Quando todos são responsáveis, ninguém se sente responsável. Então, evite isso em suas reuniões on-line, delegando tarefas às pessoas em que elas possam se envolver ativamente.
Você pode fazer isso definindo como cada um pode agir para resolver o problema ou abrir discussões rápidas onde todos precisam contribuir com uma breve solução na caixa do chat ou em seu canal de comunicação de preferência.
É importante propor um desafio estruturado, porém não muito trabalhoso e que uma apresentação das respostas possam ser dadas em um curto período de tempo – em três minutos, por exemplo.
A regra do MVP do PowerPoint
Não desencoraje sua equipe passando slide após slide, com milhares de dados e temas que parecem que nunca vão chegar no fim.
Utilize o conceito de MVP ao construir sua apresentação. Ou seja, construa seus argumentos com a menor quantidade de slides possível, lembrando sempre de contar uma história.
A regra dos cinco minutos
Nunca passe mais de cinco minutos no mesmo problema. Tente sempre renovar um problema a ser resolvido, afinal, todos estão em lugares diferentes e cercados por várias distrações.
Mantenha uma expectativa de envolvimento durante toda a reunião, sempre colocando os responsáveis em ação para chegar a resolução do tema no menor tempo possível.
E por último, mas não menos importante: reserve um tempo da conversa para apresentar as resoluções apresentadas pelo grupo e finalmente chegarem a uma conclusão do problema apresentado na reunião.
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