Planejar e liderar reunião de equipe de trabalho é uma necessidade em qualquer empresa.
Nelas, os líderes apresentam diretrizes, colaboradores debatem procedimentos internos, arestas são aparadas e soluções, encontradas.
Mas, sem planejamento, esses encontros se tornam perda de tempo e acarretam prejuízos à produtividade.
Para isso, é preciso fugir do óbvio.
Com o devido preparo, você pode liderar reuniões de qualidade, sem deixar seus colaboradores entediados e desestimulados na troca de ideias durante os encontros.
Ficou interessado?
Então, siga a leitura para criar a cultura da reunião de equipe eficiente, direcionada à resolução de problemas e à busca de soluções estratégicas.
Reunião de equipe de trabalho: passo a passo para o líder
Descubra abaixo os passos certeiros que vão levar suas reuniões de equipe ao próximo nível:
1. Defina os objetivos da reunião de equipe
A reunião de equipe deve ser planejada com antecedência, e sua ocorrência precisa ser plenamente justificada.
Antes de tudo, é importante se perguntar: a reunião poderia ser resolvida com o disparo de um e-mail? Nesse caso, aborte o encontro.
Mas, caso uma troca de mensagens não solucione o problema, você precisa se organizar.
Quanto mais importante é o tema, mais relevante é a definição dos tópicos de discussão, de acordo com sua hierarquia e categorização.
Então, com um plano claro do que deve ser levantado na reunião, dificilmente você gastará tempo com perguntas não relacionadas ou com intromissões de terceiros.
E é essencial não confundir participação com desorganização.
Nessa estratégia, considere cada tópico como um problema que precisa ser resolvido.
Para cada um, você define um responsável, que será cobrado em encontros posteriores. A partir da escolha de quem cuidará daquela questão, visualize e explique para a equipe quais são os resultados que você espera.
Também é importante não exagerar no número de objetivos da reunião. Reduza os problemas a três ou quatro por reunião e categorize essas questões de acordo com o assunto ou a área, para não sobrecarregar cada um dos encontros.
2. Convoque apenas os participantes essenciais
Muitas vezes, os líderes e gestores tentam agregar o máximo de pessoas em cada encontro, como se um número grande de colaboradores resultasse em respostas melhores.
Cuidado: isso não é verdade.
Leve para a reunião apenas quem você imagina que terá contribuições importantes sobre os problemas que serão apresentados.
3. Envie apresentação da reunião
No convite para o encontro, de preferência com alguma antecedência, você ganha pontos e tempo se já enviar um resumo do que será tratado e de quem será acionado para cada um dos pontos mais importantes.
4. Determine a duração do encontro
A reunião de equipe de trabalho deve começar com um tempo predefinido. Ao enviar o resumo do encontro, mande também a duração prevista e, depois, acompanhe o horário para ficar dentro do combinado.
Dessa maneira, os participantes podem estruturar bem a agenda do dia, e o foco da da reunião não será perdido.
5. Quebre o gelo
Primeiro, certifique-se que o clima não é hostil para o início da apresentação.
A ideia é descontrair o ambiente e os participantes da reunião de equipe, fazendo com que eles se sintam menos intimidados com o que será discutido.
Mas tenha cuidado: se o clima ficar informal demais, a reunião se transforma em uma mera conversa. Não perca o fio da meada ou exagere nas piadas ou observações engraçadas.
Depois de suavizar o início do diálogo, de aclimatar os participantes e de informá-los brevemente do motivo da reunião, retome a seriedade para ter condições de cobrar cada um em relação às medidas que devem ser adotadas.
6. A importância do líder de reunião
É importante que só uma pessoa centralize o conteúdo que será repassado na reunião.
Ou seja, cada reunião deve ter um líder que controla o andamento dos tópicos e que determina o que é pertinente dentro de cada assunto, sem distrações e divagações.
Você certamente já viu algumas reuniões se perderem por falta de pulso ou de foco.
E deve ter notado o quanto isso foi prejudicial.
Esse líder – que não precisa ser fixo entre uma reunião e outra – tem autonomia total e é o responsável por fazer tudo transcorrer da forma mais eficiente possível, permitindo pequenas inserções.
E isso não significa que você, como gestor, deve liderar todas as reuniões.
Melhor do que isso é encontrar os profissionais responsáveis por determinadas áreas para que eles também possam comandar encontros com a equipe.
7. Abra tópicos para discussão
Lembre-se: a reunião não é um monólogo.
Os outros colaboradores também precisam ter espaço e voz à mesa.
Apesar de você ter um líder para passar as diretrizes e levantar os problemas, ele não pode falar sozinho do começo ao fim.
Os funcionários devem se sentir confortáveis para fazer observações e sugestões, o que também reflete a importância deles para a companhia.
Tenha em mente que os participantes da reunião são pessoas em quem você confia e que são articulados o suficiente para não ficarem calados durante esse processo.
Quando o profissional pode opinar e deixar claro seu ponto de vista, isso transmite uma imagem democrática e de mente aberta por parte da empresa.
Deixe que seus funcionários apontem soluções de interesse geral. Um ambiente de respeito e igualdade é menos suscetível a desentendimentos.
8. Acompanhe as resoluções da reunião
Tudo que for definido na reunião de equipe de trabalho precisa ser monitorado posteriormente.
As soluções para isso podem ser bem simples, como um lembrete na agenda para devida cobrança em um tempo determinado, ou mais complexas, como a inclusão de tarefas (com data de entrega) em um software como o Trello.
4 erros que você precisa evitar em reunião de equipe
Ao dar a largada para a reunião de equipe, existem alguns comportamentos inadequados. Veja quais são eles:
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- Não entre na sala sem saber o que será discutido ou sem estar preparado para opinar devidamente
- Não deixe o celular ligado. Ligações e notificações podem atrapalhar na concentração e dispersar a reunião
- Não se feche em uma ideia predefinida. Seus companheiros de empresa podem ter sugestões interessantes a fazer durante a reunião de equipe
- Não deixe nenhuma “bomba” ativa. Todo problema deve gerar reflexão e uma solução que parte do grupo. Não deixe para resolver amanhã o que pode ser definido no encontro.
Excesso de reuniões de equipe no trabalho
Se você tomar todos os cuidados acima, vai convocar apenas reuniões de equipe que são essenciais, lidam diretamente com os problemas e miram imediatamente a busca de soluções.
Caso você siga outro caminho, porém, verá sua equipe entediada e desmotivada, questionando o excesso de reuniões.
Lembre-se: em muitos ambientes de trabalho, a reunião virou uma convenção social, e evitar essa banalização vai elevar sua produtividade e prevenir a perda de tempo.
Antigamente, por exemplo, as reuniões de trabalho eram necessárias até para definir qual tarefa seria destinada a quem.
Hoje, a adoção de plataformas e ferramentas de produtividade e interação com sua equipe facilita muito essa organização e evita encontros presenciais desnecessários.
Em um universo de canais de relacionamento e ferramentas, tome como regra, sempre, que o caminho mais curto para chegar à solução do problema é aquele que deve ser adotado.
Exemplo: se um e-mail resolver o assunto, não vale a pena convocar reunião.
Com as dicas acima, você vai fazer reuniões de equipe de trabalho mais produtivas e eficientes.
E na sua empresa, como seu time lida com os encontros presenciais? Deixe um comentário e compartilhe este artigo nas suas redes sociais.
