Um guia para 1-1 (reunião individual): modelo e perguntas

Realizar reuniões individuais regulares com seus funcionários e colegas melhora a conexão e a comunicação em toda a organização.

As reuniões individuais são uma ferramenta valiosa para sua organização obter feedback útil sobre a experiência do funcionário e motivá-lo. Reuniões individuais regulares podem melhorar a satisfação dos funcionários, reduzir a rotatividade e alinhar sua organização aos valores de sua empresa. Embora possa parecer que as reuniões já consomem muito do seu tempo, vale a pena reservar tempo para reuniões individuais regulares com sua equipe. Com o modelo certo e metas claras, as reuniões individuais podem ser facilmente integradas à sua agenda.

O que é uma reunião individual?

Uma reunião individual é parte de uma conversa contínua e contínua entre um funcionário e seu gerente. Uma reunião individual pode ser formal ou informal, mas de qualquer forma, é uma conversa que permite que você verifique com os membros de sua equipe regularmente e com frequência. Embora essas reuniões sejam frequentemente associadas a avaliações de desempenho, você não deve limitá-las a esse contexto.

Você pode usar reuniões individuais para criar confiança com seus funcionários, construir relacionamentos, comunicar mudanças organizacionais e garantir que todos estejam alinhados e focados nos objetivos mais altos da sua empresa.

Benefícios das reuniões individuais

Ao contrário das avaliações de desempenho anuais tradicionais, as reuniões individuais aumentam o engajamento e capacitam os funcionários a aumentar seu desempenho e produtividade. Alguns dos outros benefícios das reuniões individuais incluem:

Desenvolver habilidades de liderança

Os gerentes que participam regularmente de reuniões individuais com seus subordinados diretos desenvolverão suas habilidades de coaching e liderança. Uma liderança eficaz é vital para o crescimento e sucesso da sua empresa. Permitir que seus gerentes cresçam como líderes beneficia a todos.

Promover relacionamentos mais próximos entre gerentes e funcionários

Os gerentes respondem por até 70% do engajamento dos funcionários. Construir relacionamentos fortes entre funcionários e gerentes pode ajudá-lo a aumentar o envolvimento dos funcionários. Como funcionários desengajados podem custar 34% de seu salário anual, aumentar o engajamento pode aumentar seus resultados.

Aumentar a produtividade

Uma breve reunião individual fornecerá uma visão geral de alto nível do que está acontecendo com cada funcionário. Você pode usar essas reuniões para compartilhar ideias, acompanhar feedback e falar sobre metas e crescimento. Você pode ter conversas direcionadas e eficazes sobre o desempenho dos funcionários que abordam problemas em tempo real.

Receba feedback valioso dos funcionários

Reuniões regulares com os funcionários permitem que você fique por dentro de como eles estão se saindo. Fazendo check-in com frequência e solicitando feedback, você poderá se antecipar a pequenos problemas antes que eles se tornem grandes problemas. Em vez de ficar surpreso quando um funcionário valioso sai, você saberá quando há um problema que precisa ser tratado. Priorizar a agenda do seu subordinado direto ajudará a garantir que você resolva todas as suas preocupações.

Melhorar a comunicação

À medida que reuniões individuais regulares se tornam parte padrão de sua cultura organizacional, as habilidades de comunicação de todos melhoram. Os gerentes e seus subordinados diretos ficam melhores em ouvir, colaborar e estar cientes dos outros. Essas habilidades fluirão naturalmente para outras áreas e melhorarão a cooperação e a comunicação em todos os níveis.

Qual é o objetivo das reuniões individuais?

O valor das reuniões individuais é que você decide o propósito delas. Você pode usar a reunião individual para abordar vários tópicos, incluindo:

Atualizações de status

Quando um funcionário está trabalhando em um projeto, uma reunião individual é o momento ideal para verificar como está indo e se há algum obstáculo que ele precise discutir. Você pode obter uma atualização e certificar-se de que tudo está no caminho certo. É muito melhor descobrir sobre um problema quando um projeto está um pouco atrasado do que quando está seriamente atrasado.

Verificação de pulso

Uma reunião privada individual pode ser usada para fazer uma verificação de pulso com seu funcionário. Você pode descobrir se eles estão felizes e engajados no trabalho, se têm tudo o que precisam para fazer seu trabalho e se a carreira está indo na direção que desejam.

Alinhando metas

Reuniões regulares oferecem aos gerentes a chance de comunicar as metas e valores da empresa e garantir que os objetivos de desempenho e as metas dos funcionários estejam alinhados com eles.

Desenvolvimento de talento

Com o ritmo acelerado do desenvolvimento tecnológico, os funcionários de hoje precisam atualizar continuamente suas habilidades ou ficar para trás. Durante as reuniões individuais, você pode discutir o progresso e as metas do desenvolvimento de talentos com os funcionários. Esta é uma vitória para todos. Você obtém a força de trabalho qualificada de que precisa e seus funcionários avançam em suas carreiras.

Como estruturar e conduzir uma reunião individual eficaz

A estrutura de sua reunião individual dependerá de sua finalidade. Antes de escolher um modelo, considere o formato e o tempo de suas reuniões.

Com que frequência você deve ter reuniões individuais?

A frequência ideal de uma reunião individual é a cada uma ou duas semanas por 30 minutos. Considere agendar reuniões semanais se você não interagir regularmente com seus funcionários. Por outro lado, se você colaborar de perto com os membros de sua equipe todos os dias, poderá agendar reuniões individuais a cada duas semanas.

Outro fator a considerar é com quantos membros da equipe você precisa se reunir. Se sua equipe for grande, talvez seja necessário agendar reuniões a cada duas semanas. Tente ter reuniões individuais com mais frequência do que mensalmente. Uma vez por mês não é suficiente para acompanhar o que está acontecendo com seus funcionários.

Onde você deve se encontrar?

O ideal é que você se encontre pessoalmente. No entanto, com o aumento do trabalho remoto e equipes dispersas, isso nem sempre é possível. Se você não puder se encontrar pessoalmente, pelo menos se encontre em uma plataforma de teleconferência. Ser capaz de ver expressões faciais e linguagem corporal tornará sua reunião mais eficaz. Sinais não verbais são uma parte importante da comunicação.

Se você puder se encontrar pessoalmente, considere encontrar-se fora do local ocasionalmente. Sair para almoçar ou tomar um café tira você do seu ambiente normal de trabalho e lhe dá a chance de construir um relacionamento e se conectar de uma maneira diferente.

Defina uma meta com antecedência

Antes de se encontrar com um funcionário, defina uma meta para sua reunião. Isso não significa que você entra com uma agenda definida da qual não se move, mas significa que você sabe o que deseja obter da sua reunião. A meta pode ser definida pelo funcionário e mantida desde sua última reunião, ou pode ser ditada por um projeto atual em que você está trabalhando.

Trabalhe a partir de um modelo

Embora você não precise seguir exatamente um modelo, é bom ter um à mão para não ficar em branco quando se sentar para conversar. Um modelo fornece uma estrutura e perguntas a serem feitas para iniciar a conversa. Você pode não ir além da sua primeira pergunta, o que é bom, mas você terá uma estrutura para usar se precisar.

Modelos para reuniões individuais

Embora seu modelo pareça diferente dependendo do tipo de reunião individual que você está realizando e da meta que definiu, há quatro conceitos básicos que a maioria das reuniões incluirá:

• Principais prioridades
• Dar e receber feedback
• Estabelecendo padrões
• Discutindo o progresso e os obstáculos

Uma boa reunião individual deve ser a reunião do funcionário, não a reunião do gerente, portanto, não tenha medo de abandonar seu modelo se seu funcionário tiver um problema urgente que deseja discutir. Seu papel é principalmente ouvir e treinar. O objetivo de um modelo é fornecer perguntas para que você possa ouvir o que seus subordinados diretos têm a dizer.

Reunião inicial individual

Se você está apenas começando a realizar reuniões individuais ou esta é sua primeira reunião com um novo funcionário, seu objetivo deve ser conhecê-lo melhor, estabelecer um relacionamento e descobrir como você pode apoiar seu crescimento em sua empresa. Algumas boas perguntas para começar são:

• O que você gosta de fazer quando não está no trabalho?
• Como você prefere se comunicar (e-mail, texto, etc.)?
• Onde você quer estar em sua carreira em um ano? Cinco anos?
• O que você está gostando de trabalhar aqui?
• Que obstáculos você está encontrando?
• O que você mudaria em sua função ou na empresa se pudesse?
• O que posso fazer para melhor apoiá-lo?
• O que preciso saber sobre você para nos ajudar a trabalhar juntos de forma mais eficaz?

Reuniões regulares 1 a 1

A maioria de suas reuniões individuais serão simples relatórios de progresso e verificações de pulso. Estes são o pão com manteiga das reuniões individuais. Você quer abrir espaço para discutir como as coisas estão indo e descobrir se você precisa corrigir o curso ou se há algum problema que você deve estar ciente.

• Há alguma coisa em particular que você queira falar?
• Qual foi a melhor parte da semana passada?
• Qual foi a pior parte da semana passada?
• Você está progredindo em seus objetivos?
• Existe alguma coisa que eu possa fazer para ajudar a remover bloqueios?
• Que aspecto do seu trabalho diário parece mais difícil do que deveria e por quê?
• Você está feliz com seu equilíbrio entre trabalho e vida pessoal?
• Reuniões 1 a 1 remotas
• Não há dúvida de que o trabalho remoto veio para ficar. Quase metade de todos os funcionários procuram trabalhar remotamente, e as empresas que não oferecem opções de trabalho remoto terão dificuldade em atrair os melhores talentos. Se sua empresa não fornecer pelo menos um ambiente de trabalho híbrido, é provável que isso seja um problema em muitas de suas reuniões individuais.

No entanto, os gerentes com subordinados diretos remotos enfrentam desafios adicionais. 

Você pode estar em fusos horários diferentes e se comunicar de forma assíncrona. Como você não está no mesmo prédio, você perderá muitos micro check-ins que acontecem naturalmente quando você se cruza durante o dia de trabalho. Embora esses desafios não sejam motivos para eliminar o trabalho remoto, você precisa mantê-los em mente e fazer um esforço extra para se conectar durante suas reuniões individuais com funcionários remotos.

• Como estão as coisas?
• O que está acontecendo fora do trabalho?
• Diga-me no que você tem trabalhado esta semana e como está indo.
• Qual foi a melhor coisa que aconteceu na semana passada?
• Qual foi a pior coisa que aconteceu na semana passada?
• No que você está trabalhando na próxima semana?
• Há algo que eu possa fazer para ajudá-lo?
• Você sente que estamos nos comunicando de forma eficaz? Se não, o que funcionaria melhor para você?
• Você está feliz com o progresso que está fazendo em seus objetivos?
• O que você quer falar que eu não mencionei?
• Reuniões sem nível
• À medida que você sobe na organização, um resultado inevitável é que você ficará mais distante do que está acontecendo nas operações comerciais diárias em níveis mais baixos. As reuniões de nível intermediário são sua oportunidade de manter contato e descobrir como os membros da equipe se sentem sobre seus gerentes e seu trabalho. Ao contrário das reuniões individuais regulares com subordinados diretos, você não precisa ter reuniões de nível de salto todas as semanas ou até mesmo todos os meses.

As reuniões de nível de salto precisam ser tratadas com cuidado. Você não quer dar a seus gerentes a impressão de que não tem fé neles. Essas reuniões devem ser apresentadas como uma forma de você se conectar com os funcionários e construir um ambiente de trabalho mais saudável, não como uma oportunidade de microgerenciamento. Você não quer interferir na linha regular de comunicação e deve deixar isso claro para todos.

Uma boa programação é reunir-se com os funcionários de seus gerentes uma vez a cada três ou seis meses. Reunir-se com mais frequência sobrecarregará sua agenda e poderá interferir no desempenho de seus gerentes. Como essas reuniões não são para acompanhar o progresso do dia-a-dia, você fará perguntas mais gerais.

• Quais são seus objetivos profissionais para os próximos 6 a 12 meses?
• Como podemos ajudá-lo a alcançá-los?
• Sobre o que você está mais confuso em relação às estratégias e objetivos da nossa empresa?
• Você está feliz aqui e no seu papel? Se não, o que podemos mudar?
• O que estamos fazendo certo como empresa?
• O que poderíamos melhorar?

Reuniões individuais de avaliação de desempenho

Você pode eliminar as avaliações de desempenho trimestrais se estiver dando e recebendo feedback regular em suas reuniões semanais individuais, ou pode reservar uma reunião individual a cada trimestre especificamente para avaliações de desempenho. Qualquer uma das opções pode ser eficaz desde que todos entendam seu formato. Se você estiver usando uma reunião individual como uma avaliação de desempenho a cada trimestre, aqui estão alguns problemas que você deve abordar:

• Desempenho em relação aos objetivos
• Feedback próprio e de colegas
• Vitórias e pontos fortes
• Áreas para melhoria
• Oportunidades para crescer e avançar
• Dúvidas, dúvidas e esclarecimentos
• Objetivos e resultados-chave reuniões individuais

Se sua empresa usa a estrutura de Objetivos e Resultados-Chave (OKR) para definição de metas, você pode dedicar uma reunião individual para discutir o progresso uma vez por trimestre. Revisar o último trimestre e planejar o próximo é fundamental para medir o sucesso. As reuniões de OKR capacitam seus funcionários a se apropriarem de suas métricas.

• Revise o OKR do último trimestre.
• Onde conseguimos?
• Onde falhamos?
• Quais metas você deseja atingir no próximo trimestre (não mais que três a cinco)?
• O que precisa acontecer para você atingir esses objetivos?
• Quais recursos você precisa para atingir esses objetivos?
• Quais obstáculos podem impedi-lo de alcançar seus objetivos?
• Reunião individual de metas de carreira
• Embora você possa abordar as metas de carreira de seus funcionários durante suas reuniões semanais, é uma boa ideia reservar uma reunião individual a cada quatro a cinco check-ins para discutir suas metas e caminho de carreira. Seus melhores funcionários querem continuar para crescer e avançar em suas carreiras, e eles estarão mais engajados e satisfeitos no trabalho se tiverem essa oportunidade.

Use essas reuniões como uma chance de falar sobre seus objetivos, ajudá-los a planejar ações concretas que possam realizar para alcançá-los, treiná-los e apresentá-los a pessoas que podem ajudá-los. Incentive seus funcionários a agir de acordo com o que você discute durante a reunião, definindo metas SMART. Os objetivos SMART são:

• Específicos: Devem ser estreitos e claros.
• Mensurável: Deve haver uma métrica que determine o sucesso.
• Alcançável: Devem ser metas que podem ser razoavelmente alcançadas.
• Relevante: Eles devem se alinhar diretamente com os objetivos de longo prazo.
• Prazo: Deve haver um prazo para medir o progresso.

Durante sua reunião de metas de carreira, você pode revisar seus objetivos e discutir seu progresso. É importante permanecer flexível, pois as metas podem evoluir com o tempo. Principalmente, você deseja usar essas reuniões para discutir como sua equipe se sente sobre o desenvolvimento de sua carreira e como você pode ajudá-los a alcançar seus objetivos.

• Seus objetivos de longo prazo mudaram?
• Como você está progredindo em suas metas SMART?
• O que você precisa fazer para permanecer no caminho certo?
• Existem obstáculos que o impedem de progredir?
• O que posso fazer para ajudar?
• Reunião anual de revisão salarial 1 a 1
• As conversas sobre salários podem ser maravilhosas ou desafiadoras. Os funcionários querem se sentir valorizados, e uma das principais métricas que as pessoas usam para avaliar o valor é o salário. Antes de entrar em uma reunião de revisão salarial, você deve entender que é uma conversa emocionalmente carregada para muitos funcionários. Promover um ambiente de abertura e segurança psicológica ajudará seus funcionários a se sentirem à vontade para discutir assuntos difíceis com você.

Se você estiver se comunicando de forma eficaz durante suas reuniões regulares individuais, não deve haver surpresas durante uma reunião de revisão salarial. Durante sua reunião, aborde os seguintes pontos:

• Revise as políticas de remuneração da sua empresa.
• Atualize seu funcionário sobre as mudanças deste ano, explicando as razões por trás da decisão.
• Entre em detalhes sobre números concretos e quando a mudança entrará em vigor.
• Dê ao seu funcionário a chance de discutir seus sentimentos sobre o que você compartilhou e faça qualquer pergunta que ele tenha.
• Reunião de pares 1-on-1

Reunir-se com gerentes de outros departamentos pode ajudar a facilitar melhores relações de trabalho e melhorar a comunicação entre as equipes. Quando as equipes estão isoladas e não colaboram, os relacionamentos podem ficar tensos e prejudicar a produtividade. Embora não precisem ser reuniões semanais, reservar um tempo regular para se reunir com seus colegas traz vários benefícios importantes, incluindo:

• Descubra ideias para uma melhor colaboração
• Construir relacionamentos fortes com os colegas
• Crie um ambiente de trabalho melhor
• Lidar com frustrações interdepartamentais
• Melhore a comunicação entre as equipes

Aqui estão algumas perguntas que você pode fazer em reuniões de pares:

• Qual é o maior desafio que sua equipe está enfrentando agora?
• Como posso facilitar o seu trabalho?
• Como minha equipe pode se comunicar melhor com sua equipe?
• O que está acontecendo que eu deveria saber?
• Erros a evitar durante as reuniões individuais

Quando você as faz corretamente, as reuniões individuais beneficiam você, sua equipe e sua empresa. No entanto, quando não são tratadas corretamente, as reuniões frequentes podem ser uma fonte de frustração para todos. Certifique-se de que suas reuniões sejam produtivas, evitando estes erros:

• Não está se preparando
• Embora seu papel seja principalmente ouvir, você deve ter um plano para conduzir a reunião. Sem um plano, sua reunião individual provavelmente se transformará em uma conversa sem sentido ou em um silêncio constrangedor.

Não tomar notas ou acompanhar

Mesmo se você tiver uma reunião produtiva, não poderá acompanhar o progresso de seus funcionários ou se preparar para a próxima reunião se não fizer anotações. As notas fornecem responsabilidade de ambos os lados. Tomar notas irá ajudá-lo a acompanhar de forma eficaz e lembrar o que você discutiu na sua última reunião. Eles também podem ajudá-lo a desenvolver um plano de ação com base em sua discussão. Pedir feedback aos funcionários é inútil se você não o acompanhar. Antes de iniciar uma reunião, revise suas anotações da última reunião.

Falando demais

Uma das principais funções de uma reunião individual é conhecer melhor os membros de sua equipe. Você não pode fazer isso se estiver fazendo a maior parte da conversa. Você quer fazer as perguntas certas e, em seguida, ouvir atentamente as respostas. Não insista em manter sua agenda. Em vez disso, sempre priorize as preocupações de seus funcionários e deixe-os liderar a discussão.

Focando apenas em atualizações de status

Se sua equipe estiver no meio de um grande projeto, pode ser tentador usar reuniões individuais para atualizações de status. Embora você possa abordar brevemente o status de projetos abertos, perderá as conexões mais profundas se fizer disso seu foco.

Próximos passos

Realizar reuniões individuais regulares com seus funcionários e colegas melhora a conexão e a comunicação em toda a organização. Construir relacionamentos fortes com seus funcionários pode aumentar sua satisfação no trabalho e reduzir a rotatividade de funcionários. As reuniões individuais funcionam independentemente de sua equipe estar no local, remota ou combinada.

Idealmente, seus funcionários assumirão a liderança nessas reuniões, mas você ainda precisará orientar a discussão fazendo as perguntas certas, dando feedback direcionado e acompanhando após a reunião. Embora possa ser um desafio encaixar reuniões individuais regulares em sua agenda, usar os modelos e dicas acima pode ajudá-lo a tirar o máximo proveito delas no menor tempo possível.

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