Quer aprender como fazer a descrição de cargos na sua empresa?
Ao terminar este texto, você terá embasamento suficiente para descrever corretamente os cargos e funções de acordo com as boas práticas do mercado.
Para isso, é preciso seguir uma série de etapas que passam pela coleta de dados, análise, planejamento, estruturação e outros processos essenciais ao RH.
Lembre-se: a gestão de pessoas exige grande cautela e atenção no mapeamento das demandas da empresa e na definição dos cargos.
Essa preocupação é essencial para que você atraia os candidatos certos para as vagas e, assim, reforce a qualidade da equipe cada vez mais.
Então, siga a leitura para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto.
Descrição de cargos: planejamento é necessário
O primeiro passo para a descrição de cargos eficiente é o planejamento, pois o processo envolve a coleta e organização de inúmeras informações.
A descrição de cargos consiste no processo de organizar o trabalho através das tarefas necessárias para o desempenho da função, dos requisitos do ocupante e responsabilidades envolvidas.
Segundo o livro Gestão Estratégica de Pessoas (Elsevier Brasil, 2009), a estruturação do cargo deve levar em conta:
- O conteúdo do cargo ou conjunto de tarefas e atribuições do ocupante
- Os métodos e processos de trabalho que serão desempenhados
- As responsabilidades necessárias à execução das tarefas
- As condições do ambiente que afetam o contexto do trabalho
- Os níveis de autoridade que se relacionam com o cargo, acima e abaixo.
Outra definição útil para o conteúdo dos cargos é a do autor brasileiro Idalberto Chiavenato, referência em RH:
- O que faz: tarefas e atividades a executar
- Quando faz: periodicidade diária, semanal, mensal, anual ou eventual
- Como faz: por meio de pessoas, máquinas, materiais, dados e informações
- Onde faz: local e ambiente de trabalho, na empresa ou home office
- Por que faz: objetivos do cargo e metas a serem atingidas.
Assim, a descrição de cargos se apresenta como um documento formal com atribuições, responsabilidades e especificações de um cargo.
Para elaborar as descrições de cargos, é preciso selecionar o método mais adequado de acordo com a cultura da empresa, seja um modelo mais humanístico ou clássico de gestão de pessoas.
O planejamento é muito importante no processo, pois a descrição de cargos é o registro estratégico dos recursos humanos do negócio.
Antes de começar, lembre-se de passar pelas etapas:
- Determinação dos cargos que precisam ser descritos
- Elaboração do organograma de cargos
- Elaboração do cronograma de trabalho
- Escolha dos métodos a serem aplicados
- Seleção dos fatores de especificações.
Por meio do manual de cargos, é possível tomar decisões sobre a estrutura organizacional, modificar cargos e salários e adaptar o capital humano às mudanças da empresa.
Por conta das transformações constantes, a descrição de cargos não é estática, mas deve ser atualizada conforme necessário.
Descrição de cargos passo a passo
A descrição de cargos ideal para sua empresa depende da cultura organizacional, pois há diversos métodos disponíveis.
Acompanhe um resumo do processo passo a passo:
1. Coleta das informações
O método mais utilizado para a coleta das informações sobre cargos é a entrevista com os colaboradores, além da observação direta das tarefas e questionários.
Aqui a importância do planejamento é evidente, pois é preciso preparar todo o roteiro da entrevista com as perguntas mais relevantes para definir as atribuições do cargo.
Algumas questões relevantes que podem ser usadas na entrevista são:
- Qual o principal objetivo do seu cargo?
- Quais são as principais atividades executadas e controladas?
- Qual a relevância das suas funções no departamento?
- Quais são suas atividades mais complexas?
- Qual seu nível de autonomia para tomar decisões?
- Quais são suas principais metas para o período?
Nessa etapa, as soluções tecnológicas de RH também podem ser muito úteis para a obtenção de dados mais precisos e assertivos.
2. Identificação de acordo com a família de cargos
Após a coleta de todos os dados necessários, é hora de estruturar as informações no documento de descrição de cargos.
Geralmente, os manuais de cargos apresentam cada posição categorizada em famílias, permitindo a identificação imediata do cargo.
Por exemplo, as famílias podem se dividir em gerentes e executivos, supervisores e coordenadores, profissionais, técnicos, serviços, administrativos, entre outros segmentos.
Assim, a primeira linha deve definir informações básicas como o nome do cargo, departamento e relações de supervisão e subordinação.
3. Definição do objetivo do cargo
Depois de obter a visão geral do cargo, é preciso definir para que serve aquela posição e sua relevância na empresa.
Assim, a missão do cargo deve ser resumida em uma frase, por exemplo:
Gerente de tecnologia da informação: responsável pela gestão e planejamento de tecnologia de informação com o objetivo de garantir a disponibilidade da infraestrutura de acordo com os limites de orçamento.
4. Definição das responsabilidades do cargo
As responsabilidades devem ser descritas junto ao objeto ou processo da ação e seu resultado esperado, pois vão muito além de atividades.
Vamos tomar como exemplo uma responsabilidade do cargo de analista de Recursos Humanos: “Propor e implementar programas de treinamento e desenvolvimento pessoal para capacitar os colaboradores da empresa”.
Nesse caso, a responsabilidade envolve a relação direta com os colaboradores e prevê que o resultado desejado é a capacitação.
5. Inclusão de descritivos complementares
Para tornar sua descrição de cargos ainda mais completa, é possível acrescentar alguns descritivos complementares que enriquecem o documento.
Alguns exemplos de informações úteis são as condições de trabalho, principais desafios do cargo, indicadores de desempenho, relacionamentos com clientes e responsabilidades gerenciais.
Descrição de cargos para o recrutamento
A descrição de cargos fornece informações valiosas para os processos de recrutamento e seleção, tanto na criação de novos postos quanto no preenchimento de vagas existentes.
Com um manual de descrição de cargos em mãos, você pode analisar os principais gaps de competência e identificar o perfil do candidato ideal para suprir as necessidades da empresa.
Para não errar na hora de abrir a vaga, é só seguir as dicas:
Identifique as hard skills e soft skills
Para definir os requisitos da vaga, você deve levar em conta as hard skills (competências técnicas) e soft skills (competências comportamentais) do candidato desejado.
Alguns cargos exigem conhecimentos avançados em tecnologia, enquanto outras posições priorizam um bom relacionamento interpessoal.
Descreva a vaga com clareza
Uma das principais reclamações dos candidatos é a falta de objetividade na descrição das vagas, por isso lembre-se de ser objetivo e direto.
Os candidatos querem localizar rapidamente as informações, sem perder tempo com textos longos.
Separe os requisitos adequadamente
Deixe claro quais requisitos são obrigatórios e quais são desejáveis, assim como os aspectos considerados diferenciais.
Isso evita que profissionais qualificados deixem de se candidatar por conta de exigências secundárias.
Essas são algumas diretrizes básicas para atrair talentos que realmente se adequam aos objetivos da empresa e às demandas dos cargos.
Agora, se você quer facilitar todo o processo de recrutamento e escolher entre candidatos pré-selecionados, talvez precise de soluções mais sofisticadas.
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