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O onboarding é mais do que a apresentação da empresa aos novos colaboradores: é a chance de desenvolver grandes talentos desde o primeiro dia de trabalho.
Afinal, depois de um longo processo seletivo com inúmeros testes e entrevistas, finalmente o candidato ideal é selecionado para a vaga.
Entretanto, o trabalho do time de RH está longe de terminar. Já que, o próximo passo é criar um processo excepcional para receber o novo colaborador com entusiasmo, criatividade e eficiência.
E sabe por que esse momento é tão importante? Porque um processo de integração bem-feito encurta o tempo necessário para que seus novos colaboradores atinjam o potencial máximo.
E claro, o processo garante que profissionais talentosos queiram permanecer e crescer com a empresa. Para te ajudar, vamos desbravar esse universo nas seguintes etapas:
- Entenda o que é onboarding;
- Por que o onboarding é importante?
- Quais os formatos desse processo de integração?
- Saiba como planejar o onboarding;
- Aprenda como aplicar o onboarding passo a passo;
- Tecnologia aliada ao onboarding.
1. Entenda o que é onboarding
É o processo de integração organizacional realizado com os colaboradores recém-contratados, para garantir sua adaptação ao cargo e à cultura da empresa.
Na área de RH, também é conhecido como Programa de Acolhimento e Integração Organizacional (PAIO), desenvolvido sob medida para cada organização.
Em resumo, os principais objetivos do processo de integração são:
- Despertar o sentimento de pertencimento nos novos colaboradores;
- Ensinar a linguagem, cultura, valores, missão, estrutura e história da empresa;
- Conduzir os processos burocráticos para admissão formal do colaborador;
- Orientar o colaborador sobre o uso da infraestrutura e suas funções;
- Aumentar o índice de retenção dos colaboradores no primeiro ano;
- Ministrar treinamentos específicos para obter resultados o quanto antes.
A ideia tradicional de um processo de integração remete a apresentações formais aos colegas de trabalho, um punhado de slides sobre a empresa e um rápido tour pelo espaço físico.
Felizmente, esse modelo já está ultrapassado, pois hoje esse processo de integração de novos colaboradores precisa ser muito mais dinâmico e criativo para causar uma boa impressão nos profissionais modernos.
Afinal, os millennials e a geração Z são a nova cara da força de trabalho, e suas expectativas vão muito além de conteúdos monótonos e recepções tediosas.
Além disso, é um processo estratégico, que deve ser cuidadosamente planejado para extrair o melhor dos novos talentos.
Não é à toa que a palavra “onboarding” significa literalmente “embarcar”, pois a missão do RH é trazer os profissionais a bordo e guiá-los para o sucesso.
2. Por que o onboarding é importante?
A importância do processo de integração pode ser provada facilmente, pois não faltam evidências estatísticas.
Segundo uma pesquisa da empresa Click Boarding, conduzida em 2017, nos EUA, mais de 69% dos colaboradores tendem a permanecer em uma empresa por mais de três anos quando a experiência de integração de novos colaboradores é satisfatória.
Além disso, as empresas com processos de integração estruturados obtêm uma produtividade 50% maior de seus profissionais recém-contratados.
A compilação de estudos sobre esse assunto do Work Institute, publicada em 2017, traz mais dados interessantes:
-
O processo de integração está claramente ligado à redução do turnover;
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O processo de integração de qualidade reduz o tempo necessário para que o colaborador contribua efetivamente para os objetivos da empresa;
-
Colaboradores relatam sentimentos de engajamento e motivação após o processo de integração.
Uma das pesquisas mais recentes foi realizada pela consultoria Kronos Incorporated em 2018 nos EUA, com o título New Hire Momentum: Driving the Onboard Experience.
A conclusão do estudo é que as empresas precisam voltar sua atenção às atividades de desenvolvimento no onboarding, pois o processo ainda é um ponto fraco em 76% das organizações pesquisadas.
Basta pensar no entusiasmo dos colaboradores ao iniciar em um novo emprego. Essa energia deve ser capitalizada desde o primeiro momento, engajando os recém-chegados de acordo com a missão da empresa.
E esse é o papel do RH: estruturar o melhor programa de integração para transformar as boas-vindas em uma jornada pelo sucesso.
3. Quais os formatos de onboarding?
São inúmeros os formatos possíveis para conduzir o processo de integração, que dependem dos propósitos de cada empresa.
Antes mesmo do primeiro dia de trabalho, é comum que as empresas enviem uma comunicação prévia com relações de documentos necessários e orientações para a chegada do profissional.
Em um formato clássico, o colaborador é recebido pelo seu superior imediato, que começa o processo com a apresentação da empresa em uma reunião particular.
Em seguida, o colaborador é apresentado às equipes e guiado pelo espaço físico da empresa, o que também pode ocorrer em um momento de confraternização como um coffee break.
Nesse primeiro momento, o recém-contratado costuma receber um “welcome kit” ou kit de acolhimento com todas as informações necessárias, tais como benefícios, salário, estrutura, cultura da empresa e primeiros passos.
Outras empresas mais dinâmicas podem optar por recepções em grupo, com eventos específicos para dar as boas-vindas aos novos colegas em forma de celebração.
As empresas mais criativas criam verdadeiras jornadas de integração com temas lúdicos, conduzindo o colaborador por várias fases que incluem desafios, games, missões, treinamentos de alto impacto e uso de tecnologias.
O RH tem toda a liberdade para desenvolver o processo de integração a partir da essência da empresa, seja em um formato tradicional ou mais ousado.
4. Saiba como planejar o onboarding
O planejamento deve começar do zero, tomando como ponto de partida a revisão dos procedimentos de acolhimento e integração atuais.
O profissional de RH pode realizar pesquisas internas para medir o grau de satisfação dos colaboradores com seu processo de integração, obtendo alguns insights valiosos. Entretanto, antes de escolher o formato mais adequado, é preciso definir os objetivos do programa.
Para algumas empresas, pode ser mais importante familiarizar rapidamente o colaborador com sistemas e fluxos de trabalho, como em um escritório contábil com demandas urgentes.
Para outras, fixar os valores e princípios pode ser a prioridade, como em grandes empresas de tecnologia que valorizam o fit cultural.
Para organizar as informações, você pode criar um cronograma com descrições detalhadas de cada etapa, por exemplo:
- Fase 1 (Antes do primeiro dia): carta de boas-vindas com orientações para o primeiro dia, lista de documentos e políticas básicas
- Fase 2 (Boas-vindas): kit de boas vindas, café da manhã com o CEO, confraternização, preenchimento de formulários e entrega de documentos
- Fase 3 (Treinamentos): orientações sobre as metas do departamento, treinamentos, tutoriais, procedimentos técnicos e normas em geral
- Fase 4 (Follow up): cronograma para 30, 60 e 90 primeiros dias com tarefas, pesquisas, avaliações de desempenho, etc.
É importante planejar cada passo, desde os requisitos básicos como o preparo da estação de trabalho até o desenvolvimento de materiais físicos e digitais para as atividades.
Além disso, o RH deve nomear os responsáveis por cada função, ou mesmo “padrinhos” experientes que possam acompanhar os novatos. E claro: não se esqueça de planejar como mensurar os resultados.
5. Aprenda como aplicar o onboarding passo a passo
Com o planejamento em mãos, você já pode partir para a aplicação do processo de integração com nosso exclusivo guia prático. Acompanhe o passo a passo para uma integração de sucesso:
1. Crie expectativa para a recepção
Esse processo de integração começa assim que o colaborador recebe a notícia de que foi aprovado no processo seletivo, e não somente no dia de início no novo emprego.
Nesse período, é interessante enviar um e-mail inicial de boas-vindas, ou mesmo uma série de e-mails contando um pouco sobre a empresa para que a pessoa vá se ambientando.
Esses materiais funcionam como um “teaser”, despertando as expectativas do colaborador com uma apresentação atrativa da empresa.
Algumas organizações chegam a enviar brindes e materiais para a casa do funcionário, enriquecendo ainda mais esse primeiro contato.
2. Prepare o líder e os colegas de trabalho
Os profissionais de RH são responsáveis por toda a elaboração e planejamento do programa de integração, mas todos na empresa devem se comprometer com a recepção dos novos colaboradores.
A figura central nesse caso é o líder ou superior imediato, que deverá ser treinado para acolher e orientar o profissional durante o processo.
Os colegas de trabalho também têm um papel crucial na socialização dos recém-chegados, e devem receber instruções padronizadas para evitar informações conflitantes.
3. Providencie tudo para o primeiro dia
Não tem nada mais desconcertante do que começar em um novo emprego e ficar perdido em relação ao próprio material de trabalho, ou mesmo ter que ir atrás da senha do e-mail.
No processo de integração bem planejado, o colaborador chega e encontra um ambiente preparado para recebê-lo, com tudo no seu devido lugar. Para não esquecer nenhum detalhe, você pode utilizar um check list:
- Estação de trabalho completa e conectada em espaço previamente reservado;
- Material de escritório contendo lápis, caneta, post-its, bloco de notas, etc;
- Kit de boas-vindas com crachá, manual de acolhimento, crachá de acesso ao estacionamento, chave do armário, cartão de visita e outros itens essenciais;
- Documento contendo usuário e senha para acesso a sistemas, e-mails e softwares em geral.
4. Valorize o calor humano na recepção
Um dos erros mais graves do processo de integração é negligenciar a empatia e comunicação no primeiro contato, causando um desencanto imediato no colaborador.
O profissional que chega ao seu primeiro dia de trabalho espera ser recebido de braços abertos, principalmente pelo líder.
Uma boa maneira de aprimorar a experiência é criar um evento para receber novos profissionais, que pode ser um café da manhã com o CEO, um coffee break com o departamento ou a apresentação do profissional na reunião geral.
Nesse momento, o foco deve estar nas relações humanas, por meio de uma recepção calorosa que faça o profissional se sentir parte do time.
5. Nomeie um responsável pelo primeiro dia
Preferencialmente, o superior imediato deve ser o responsável por acompanhar o colaborador em seu primeiro dia. Entretanto, se não for possível, a empresa pode nomear “padrinhos” para a missão.
A pessoa encarregada deverá guiar o profissional pelo tour na empresa, dar apoio nos trâmites burocráticos e levá-lo para almoçar com a equipe, por exemplo.
6. Trabalhe a marca empregadora
O processo de integração é uma excelente oportunidade de investir na marca empregadora da empresa, promovendo sua imagem de lugar dos sonhos para trabalhar.
Para isso, você deve garantir a confecção de materiais personalizados como o manual ou book de boas-vindas, resumindo a essência da empresa em linguagem leve e cativante.
Além disso, você pode encomendar brindes personalizados como canecas, bolsas e materiais de escritório para surpreender o colaborador.
7. Distribua os conteúdos na agenda
Um dos riscos do processo de integração é sobrecarregar o novo colaborador com um amontoado de informações e procedimentos.
Para evitar esse problema, é preciso criar uma agenda das primeiras semanas para distribuir atividades como workshops, treinamentos e reuniões de departamento.
Lembre-se de que tudo deve estar documentado em materiais digitais ou físicos, para serem consultados a qualquer momento.
8. Marque as avaliações e feedbacks
Muitos programas de integração contêm metas para as primeiras semanas ou meses do colaborador, inclusive com data marcada para avaliações e feedbacks.
Os desafios podem motivar ainda mais o novo profissional a seguir sua jornada de integração, por isso é importante avaliar o desempenho desde o início.
6. Tecnologia aliada ao onboarding
Na era do RH digital, a tecnologia é uma das principais aliadas para um processo de integração memorável. Confira algumas ideias criativas para modernizar o processo:
Criar uma plataforma digital
O colaborador recém-chegado tem uma infinidade de informações para assimilar, e a maneira mais prática de acelerar o processo de integração é utilizar os meios digitais.
A criação de uma plataforma personalizada, por exemplo, pode disponibilizar todas as informações que os novatos precisam em poucos cliques.
O ambiente virtual pode conter quizzes, treinamentos, tutoriais em vídeo, FAQs e outros recursos essenciais para a aprendizagem e interação do profissional.
Utilizar as redes sociais
Que tal criar um grupo fechado no Facebook ou no Slack para conectar colaboradores novos aos colegas de trabalho?
O uso das redes sociais pode ser muito útil para enturmar o colaborador quando o dia a dia atribulado não permite tantas interações pessoais.
Gamificar os treinamentos
A gamificação é um recurso muito útil no processo de integração, pois torna os materiais de treinamento mais dinâmicos e interessantes.
Os novos profissionais podem ser desafiados em missões simuladas digitalmente por meio da realidade virtual, por exemplo.
Os aplicativos de treinamentos com lógicas de pontuação e recompensa também são excelentes ferramentas inspiradas em jogos.
Hoje, o mercado oferece diversas soluções em tecnologia para aprimorar a gestão de pessoas, que são desenvolvidas pelas HR Techs (startups focadas no RH tecnológico).
Ou seja, você pode contar com ferramentas avançadas para criar um processo de integração inesquecível e reter os melhores profissionais. E tem mais: a tecnologia também pode transformar seu recrutamento e seleção.
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